Il Contract Lifecycle Management - la gestione del ciclo di vita dei contratti - è un’attività essenziale per supportare la crescita e l’efficienza di tutte le aziende, ma vi sono ambiti nei quali la sua importanza diventa imprescindibile. È il caso, ad esempio, dei settori Manufacturing e GDO, entrambi caratterizzati dalla necessità di gestire un certo numero di fornitori e un articolato interscambio contrattuale con i punti vendita.
Davanti a esigenze di questo tipo, la digitalizzazione dei processi produttivi e dei documenti di compravendita diventa essenziale: disporre di soluzioni tecnologiche che favoriscono l’attivazione di workflow di gestione contrattuale, di flussi approvativi e facilitano le procedure di fatturazione, meglio se integrate e implementate da un unico fornitore, è quindi cruciale.
Digitalizzare il Contract Lifecycle Management
Ma come avviene l’abilitazione di processi contrattuali full digital e integrati? La carta vincente consiste nell’adozione di specifiche piattaforme di gestione dei documenti, a partire dal contratto, che consentano un vero e proprio “lifecycle management”, ovvero una gestione fluida dell’intera vita del documento, da quando è generato all’apposizione della firma digitale, sino alla sua archiviazione e scadenza. Grazie a questo strumento, il journey del contratto è inserito all’interno di un vero e proprio workflow: l’elaborazione di tutto il flusso avviene tramite sistemi digitali, i quali lo inseriscono nel quadro di processi già esistenti rendendolo un tassello di un più ampio approccio di digital transformation dell’operatività aziendale.
Facciamo un esempio. Se l’impresa dispone già di un processo che gestisce il rapporto con i fornitori, questo può essere inserito nel workflow contrattuale: in tal modo, tutto ciò che è abbinato al singolo fornitore, dai flussi approvativi alla gestione dei DDT, sino alla gestione e archiviazione a norma della corrispondenza PEC, viene automaticamente assegnato alla sua identità. Il contratto stesso, grazie a questo approccio, diventa nativo digitale: un valore aggiunto importantissimo, soprattutto per le grandi aziende che hanno necessità di gestire il flusso di vita dei contratti B2B in modalità completamente digital.
L’importanza dell’IT nel Contract Lifecycle Management
Perché è importante considerare l’aspetto tecnologico per gestire in modo funzionale il Contract Lifecycle Management? Secondo le rilevazioni di WorldCC (World Commerce & Contracting), le imprese perdono in media il 9,15% del fatturato annuale a causa di problemi di natura commerciale o di debolezze insite nel processo di Contract management. Inoltre, emerge che le criticità nei progetti sono causate nel 70% dei casi da problemi di tipo contrattuale.
A fronte di questo, l’attuazione di un processo di Contract management comporta un incremento del 60% delle probabilità che un progetto introduca innovazioni, risparmi o aggiunga valore.
Ma oltre l’aspetto commerciale, è importante sottolineare quanto l’effettiva efficienza di un software di Contract Lifecyle Management sia data dalla sua componente tecnologica. Per questo è fondamentale che i team IT siano in grado di implementare software di workflow come questi all’interno di infrastrutture IT differenti. Certo è che, specialmente se si trattano dati strategici di un’azienda come quelli contenuti nei contratti, scegliere un partner in possesso di un Private Cloud risulta certamente una scelta più ponderata e con maggiori possibilità di presidio.
Superare la frammentazione e l’inefficienza di un vecchio approccio
È quindi fondamentale superare il vecchio approccio frammentato, lento e inefficiente fatto di contratti archiviati in unità organizzate a silos e tracciati in fogli di calcolo Excel: serve maggiore efficienza e maggiore utilizzo delle informazioni in essi contenuti.
Al posto di questa farraginosa modalità operativa, decisamente più efficiente ed efficace è quindi l’abilitazione di processi contrattuali full digital e integrati grazie a un software di gestione del ciclo di vita del contratto capace di riunire tutti i passaggi in una piattaforma unificata. Questo permette di azzerare le attività routinarie di amministrazione contrattuale e il susseguirsi di revisioni manuali e di monitoraggio, con conseguente riduzione del rischio di errori o discrepanze.
La digitalizzazione del CLM come leva di Risk management
Considerato poi che il ciclo di vita di un contratto non si esaurisce nell’apposizione della firma, ma può durare diversi anni facendo fronte a modifiche normative, evoluzioni aziendali e nuovi scenari di mercato, un’automatizzazione sicura del CLM assume ancor più rilevanza: l’adozione di una soluzione ad hoc permette anche, infatti, di generare un risparmio sui costi, un incremento dell'efficienza e una riduzione dei rischi.
Il tutto a beneficio dell’efficienza operativa e, soprattutto, del business.
