--- title: "Workflow documentale oltre la digitalizzazione: come cambiano strumenti e mindset" description: Il workflow documentale deve superare la logica paperless, ma servono tool per efficientare i processi, gestire autenticazione e analisi dei dati image: https://blog.microdatagroup.it/hubfs/workflow%20documentale.jpg --- Per effettuare una ricerca inserire almeno **3** caratteri # Workflow documentale oltre la digitalizzazione: come cambiano strumenti e mindset [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-management) | 1, mar 2022 * * * * * * Leggi l'articolo ** ## Scorri fra le categorie ** - [BPO](https://blog.microdatagroup.it/tag/bpo) - [Back Office](https://blog.microdatagroup.it/tag/back-office) - [Contact Center](https://blog.microdatagroup.it/tag/contact-center) - [Digitalizzazione dei processi aziendali](https://blog.microdatagroup.it/tag/digitalizzazione-dei-processi-aziendali) - [Document Intelligence Platform​](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-intelligence-platform) - [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-management) - [Gestione pratiche](https://blog.microdatagroup.it/tag/gestione-pratiche) - [Innovazione](https://blog.microdatagroup.it/tag/innovazione) - [Operation Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/operation-management) - [Sicurezza e Business Continuity](https://blog.microdatagroup.it/tag/sicurezza-e-business-continuity) - [Trend & Digital Transformation](https://blog.microdatagroup.it/tag/trend-digital-transformation) ### Iscriviti e rimani aggiornato **Digitalizzazione** è senza dubbio **una delle parole d’ordine dell’epoca presente**: in ogni settore, le tecnologie digitali stanno rivoluzionando il modo di lavorare, di produrre, di erogare servizi, di fare business. Mai come oggi le aziende, dalla grande multinazionale alla Pmi a conduzione familiare, hanno l’opportunità di operare in modo più efficiente, strutturato e con costi inferiori: ciò che serve è solo essere pronti a gestire il cambiamento.   Ma digitalizzazione non significa solo abbandonare la carta per passare a una gestione paperless: occorre saper andare oltre, **razionalizzando e **[**traslando al digitale i processi aziendali**](https://blog.microdatagroup.it/digitalizzazione-dei-processi-aziendali-cosa-imparare-dallemergenza)** e i flussi di lavoro, anche automatizzandoli **dove possibile. È questo che si intende con il termine **workflow documentale**, un insieme di procedure e strumenti affiancati a un’organizzazione aziendale efficiente e veloce.   A loro volta, dei workflow interni perfettamente efficienti e automatizzati sono poco incisivi se non inseriti in un **processo di business evoluto** **e incentrato sul cliente**. Oggi, infatti, il modo di lavorare sta cambiando a tutti i livelli e in tutti i settori, con una fondamentale costante: la **customer-centricity**. Ecco allora che i processi, l’operatività delle aziende, e di conseguenza la strutturazione dei workflow, devono essere dominati da un approccio strategico, orientato al fruitore dei prodotti o servizi offerti. Ogni strumento implementato in azienda diviene elemento chiave in quest’ottica, come per esempio l’utilizzo di soluzioni digitali di front end per il [claim management](https://blog.microdatagroup.it/claims-management-come-la-tecnologia-evolve-la-gestione-dei-sinistri) e per l’acquisizione di dati e informazioni [direttamente tramite lo smartphone dell’utente](https://blog.microdatagroup.it/rendi-il-customer-document-management-piu-veloce-e-sicuro-con-youlink).  ## Che cos’è il workflow documentale  Riassumendo, possiamo definire il workflow documentale come quel complesso di procedure prestabilite e condivise che permettono una **corretta gestione dei flussi aziendali, in tutte le sue fasi**: dalla produzione di un documento alla sua autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione, fino alla sua [conservazione, anche a norma](https://blog.microdatagroup.it/servizio-di-conservazione-digitale-a-norma-quali-vantaggi-aspettarsi); dalla gestione di flussi approvativi di [fatture ](https://blog.microdatagroup.it/invoice-management-cosa-automatizzare-ed-esternalizzare)o contratti, alla gestione delle comunicazioni interne e al monitoraggio delle interazioni con il cliente finale. È chiaro quindi come, per strutturare al meglio determinati strumenti digitali, sia **necessaria una reingegnerizzazione dei processi** interni ed esterni, attraverso **un cambio radicale del mindset aziendale**.   Il mercato attuale deve riuscire a intendere il digitale come mezzo flessibile e rapidamente adattabile, che può facilitare e generare valore alla propria proposta di business e non intenderlo solo come mezzo per attività a distanza o per abbattere i costi. L’introduzione di intelligenza artificiale per la gestione del workflow documentale, per esempio, impone che il flusso di input sia già orientato al digitale e che sia già chiaro il tipo di dati e informazioni necessari per le lavorazioni successive.  La gestione smart del workflow documentale rappresenta un valore aggiunto per qualsiasi ente o azienda, e consente inoltre di **gestire con sicurezza gli accessi, le revisioni e le certificazioni di autenticità**, anche in termini di compliance alle normative fiscali. ## Workflow documentale: gli strumenti indispensabili  Una volta revisionati i flussi e i processi aziendali, quali sono i **tool che non possono mancare** in azienda?   Prima di tutto è indispensabile che i documenti e le informazioni archiviati siano perfettamente organizzati e indicizzati in modo smart, per essere facilmente fruibili e leggibili.   Sempre più risulta utile **esternalizzare l’archiviazione della documentazione aziendale** demandandola a [un data center terzo, che ne garantisca la sicurezza e la consultazione](https://blog.microdatagroup.it/gestione-documenti-digitali-e-operation-la-sicurezza-in-microdata). Inoltre, le tecnologie stanno evolvendo in modo estremamente rapido, per esempio con nuovi **algoritmi di machine learning basati sull’auto-apprendimento che consentono l’estrazione di dati da documenti e immagini**.   Ma tutto questo è possibile solo attraverso **piattaforme customizzate, che permettano una piena collaborazione tra tutte le figure coinvolte** nella gestione di uno specifico flusso e che abbiano, come principale punto focale, l’efficientamento della customer journey del cliente. Non può esserci un approccio customer-centric senza uno strumento strutturato per poterlo rendere tale.  ## Strumenti per il workflow documentale: collaborazione e autenticazione  Tutte le risorse coinvolte nella gestione di uno specifico flusso devono poter operare sulle informazioni in modo efficiente e produttivo. Ecco che quindi un’altra categoria di strumenti indispensabili è quella legata alla collaboration, come le **funzionalità** **collaborative della stessa piattaforma**.   Ma non solo: come assicurare l’autenticità dei documenti prodotti? L’**autenticazione** è un altro pilastro del workflow documentale, e si concretizza attraverso soluzioni di firma elettronica avanzata, come la [firma digitale](https://blog.microdatagroup.it/firma-digitale-remota-come-funziona-e-quali-vantaggi-porta) o grafometrica.  Per fare qualche esempio, l’approvazione di budget e note spese o la firma di un nuovo dipendente per la stipula di un nuovo contratto sono esempi di workflow approvativi che quasi tutte le aziende hanno o stanno implementando.   ## L’analisi delle performance: workflow documentale chiave dello sviluppo  Infine, una categoria di strumenti indispensabili sono quelli in grado di **misurare e analizzare volumi e tempistiche di lavorazione**, nei più diversi settori di attività, al fine di monitorare e ottimizzare i processi aziendali. L’importante è che questa analisi venga fatta attraverso la stessa piattaforma, che recupera tutti i dati di gestione e permette di fornire report di monitoring, anche di KPI e SLA di lavorazione.  Il nuovo, irrinunciabile approccio basato sul workflow documentale, in tutte le accezioni appena menzionate, può migliorare la comunicazione tra uffici e settori, diminuire l’utilizzo della carta (sia come costi che come ingombro), **rendere più semplice il controllo dell’avanzamento dei processi e agevolare lo sviluppo del business**, ormai sempre più veloce e mobile in aziende di qualsiasi comparto. E un workflow documentale ottimizzato, se inserito in un processo di business che garantisce **un approccio univoco nei confronti del cliente**, fornisce risultati evidenti in termini di efficienza, produttività e, soprattutto, di **customer satisfaction**.  [![New call-to-action](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/6996172/ed0f02e4-8575-40e0-967c-297fa29c7c5b.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/6996172/ed0f02e4-8575-40e0-967c-297fa29c7c5b) [** Articolo Precedente](https://blog.microdatagroup.it/ccaas-come-si-implementa-il-customer-care) [Mostra tutti gli articoli](https://blog.microdatagroup.it) [Articolo Successivo **](https://blog.microdatagroup.it/fintech-trends-lidentikit-delle-banche-per-il-futuro) ### Leggi altri contenuti su: - [BPO](https://blog.microdatagroup.it/tag/bpo) - [Back Office](https://blog.microdatagroup.it/tag/back-office) - [Contact Center](https://blog.microdatagroup.it/tag/contact-center) - [Digitalizzazione dei processi aziendali](https://blog.microdatagroup.it/tag/digitalizzazione-dei-processi-aziendali) - [Document Intelligence Platform​](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-intelligence-platform) - [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-management) - [Gestione pratiche](https://blog.microdatagroup.it/tag/gestione-pratiche) - [Innovazione](https://blog.microdatagroup.it/tag/innovazione) - [Operation Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/operation-management) - [Sicurezza e Business Continuity](https://blog.microdatagroup.it/tag/sicurezza-e-business-continuity) - [Trend & Digital Transformation](https://blog.microdatagroup.it/tag/trend-digital-transformation) ### Iscriviti e rimani aggiornato ### Articoli Correlati [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/topic/document-management) ##### [Next Generation, la piattaforma integrata che efficienta i processi con l'AI](https://blog.microdatagroup.it/la-piattaforma-integrata-che-efficienta-i-processi-con-lai) 13 maggio 2026 [Leggi di più](https://blog.microdatagroup.it/la-piattaforma-integrata-che-efficienta-i-processi-con-lai) [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/topic/document-management) ##### [Insurance platform: controllo completo e real time delle pratiche con Younique](https://blog.microdatagroup.it/insurance-platform-controllo-completo-e-real-time-delle-pratiche-con-younique) 29 aprile 2026 [Leggi di più](https://blog.microdatagroup.it/insurance-platform-controllo-completo-e-real-time-delle-pratiche-con-younique) [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/topic/document-management) ##### [Ecosistema Digitale Energy & Utilities: la leva per accelerare la competitività](https://blog.microdatagroup.it/ecosistema-digitale-energy-utilities-la-leva-per-accelerare-la-competitivita) 16 gennaio 2026 [Leggi di più](https://blog.microdatagroup.it/ecosistema-digitale-energy-utilities-la-leva-per-accelerare-la-competitivita) ### Iscriviti e rimani aggiornato ** ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Microdata", "url" : "https://blog.microdatagroup.it/author/microdata" }, "dateModified" : "2023-10-28T12:44:18.377Z", "datePublished" : "2022-03-01T08:39:09.000Z", "headline" : "Workflow documentale oltre la digitalizzazione: come cambiano strumenti e mindset", "image" : [ "https://blog.microdatagroup.it/hubfs/workflow%20documentale.jpg" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://blog.microdatagroup.it/workflow-documentale-oltre-la-digitalizzazione-come-cambiano-strumenti-e-mindset", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://blog.microdatagroup.it/hubfs/logo_microdata.svg" }, "name" : "Microdata Group" } } ```