Perchè digitalizzare i DDT e CMR: il valore del mercato dei trasporti e logistica
Mai come oggi, il settore della logistica e del trasporto merci risultano fondamentali per accogliere quel cambiamento che sta delineando nuove logiche produttive e di distribuzione dei beni a livello mondiale. La globalizzazione ha cambiato le regole del mercato, concentrando la produzione di beni anche oltre i propri confini nazionali, aumentando così l’import e l’export verso paesi UE ed extra UE. Questo processo esponenziale ha accelerato e intensificato lo sviluppo del settore logistico, rendendolo uno dei principali mercati meglio organizzati ed efficienti.
In questo scenario, la logistica assume un ruolo chiave, che nel concreto viene rappresentato dal numero di documenti di trasporto scambiati quotidianamente. Come è noto, il documento commerciale DDT ha l’obiettivo di seguire la merce nel corso del trasporto, certificandone il trasferimento dal venditore al cliente. Oggi, con l’avvento delle nuove tecnologie, anche queste pratiche hanno subìto modifiche strutturali, a partire proprio dallo sfruttamento della dematerializzazione. La digitalizzazione spinta di tutti i processi impone al mercato di rendere digitale anche l’emissione e gestione dei documenti di trasporto che, fino a pochi anni fa, erano in modalità completamente cartacea. Inoltre, la normativa in materia, impone che i documenti di trasporto vengano conservati, in caso di contenzioso come per le fatture, per 10 anni dall’emissione. La digitalizzazione dei DDT e dei CMR rappresenta, senza dubbio, il primo passo per affrontare questo cambiamento, recuperando anche quegli archivi di documenti cartacei pregressi. Vediamo quindi quali sono i vantaggi di un tool che segua a 360 gradi tutti i processi di digitalizzazione aziendale, compresi i DDT e CMR.
I vantaggi della digitalizzazione dei DDT e CMR: la parola chiave è innovazione
Oggi la documentazione cartacea ha subìto un importante cambiamento in favore della digitalizzazione. Infatti, oltre a garantire una miglioria nel processo, rendendolo più veloce ed efficace, offre molteplici vantaggi. Primo fra tutti – un netto aumento di rapidità nel reperimento delle informazioni, riducendo notevolmente i tempi di elaborazione e fruizione dei dati. Inoltre, è chiaro quanto i processi paperless rendano l’impatto ambientale delle aziende sempre più contenuto. Lavorare attraverso mezzi digitali significa anche poter tracciare con facilità i documenti, monitorandone in chiaro il percorso.
Non da ultimo, vi è un miglioramento notevole del profitto. Infatti, si riducono drasticamente i costi che prevedono la gestione e lo stoccaggio, nonché il tempo impiegato nella compilazione e revisione dei documenti. Elemento da non trascurare è il vantaggio di recupero di spazi precedentemente destinati all’archiviazione cartacea.
La digitalizzazione dei DDT e CMR deve quindi portare ad un aumento delle performance aziendali e, al contempo, riduzione dei costi di gestione che, come purtroppo noto, risultano sempre più impattanti sul benessere finanziario aziendale.
Digitalizzazione di DDT e CMR: l’occasione per contribuire al benessere ambientale
Oltre a rappresentare un vantaggio incredibile sotto vari aspetti, la digitalizzazione documentale ha un notevole valore anche per le tematiche ESG. L’elevata produzione di fogli in carta, infatti, può risultare estremamente deleteria per l’atmosfera; dunque, è bene cercare di attrezzarsi per dimostrare nel concreto il proprio contributo attraverso l’attuazione dei goals dell’Agenda 2030. La riduzione di pratiche cartacee a favore del digitale rappresenta sicuramente uno slancio verso tale direzione.
L’obiettivo sarebbe quello, seguendo le linee guida dell’Agenda, di dematerializzare il più possibile i documenti, cercando di eliminare la carta e riducendo così i costi di gestione di archivi e di produzione.
I vantaggi di un provider di servizi e soluzioni integrate per la digitalizzazione dei DDT e CMR
È evidente come in ogni azienda quotidianamente ci sia un ricircolo di documenti di trasporto, che siano nazionali o internazionali, il quale obiettivo è di tracciare le merci movimentate attraverso mezzi di differente genere, non solo stradali, ma anche ferroviari, marittimi e aerei.
Rimanendo in ambito DDT e CMR per il trasporto via terra e in un mercato dove la logistica assume un ruolo chiave, l’Italia ha il primato di trasporto merci su gomma rispetto alle altre modalità sopracitate, raggiungendo nel 2010 addirittura il secondo posto in Europa a seguito della Spagna. Infatti, secondo uno studio dello stesso anno, circa il 91% delle merci era trasportato via gomma, questo perché – apparentemente – presentava maggiori vantaggi rispetto agli altri mezzi. Primo fra tutti per la flessibilità temporale, che nel caso del trasporto ferroviario o aereo è chiaramente assente. Nel nostro Paese sono quasi cinque milioni i veicoli che sfruttano il trasporto di merci su strada.
Oggi l’Italia è sesta nell’industria di trasporto tramite gomma in EU e nel 2021 , secondo un’indagine ISTAT, è stato rilevato che la merce trasportata ha raggiunto l’elevato numero di 987.084.643 tonnellate, tra viaggi nazionali ed internazionali, un dato maggiore rispetto all’anno precedente oltre 53 MNL. Un numero considerevole che denota quanto il settore della logistica e dei trasporti sia in continua espansione e sviluppo.
Microdata Group – che ha fatto della digitalizzazione un elemento cardine e fondamentale – agisce nel concreto, per rendere più facilmente fruibili e sicuri i documenti DDT e CMR. L’azienda, infatti, digitalizza i documenti mettendoli a disposizione del cliente attraverso i propri portali documentali dedicati. Per agevolare la fruizione è possibile attivare la ricerca per merce, per cliente o attraverso filtri personalizzati: in questo modo il procedimento risulta più facile e veloce. Tramite questi sistemi integrati, è possibile anche individuare i documenti archiviati nei magazzini, nel caso risulti necessario recuperare uno specifico DDT o CMR.
Attraverso questa pratica, è possibile seguire il percorso della merce tramite un tracciamento specifico e workflow personalizzati. Gestire le procedure di acquisizione e modifica è estremamente vantaggioso e offre la possibilità di conoscere il ciclo di vita completo di un documento.
Un altro vantaggio è la riservatezza e l’integrità: la possibilità di impostare personalmente i vari livelli di accesso per ogni utente, garantisce parametri di sicurezza elevati.
L’utilizzo di tool di workflow permette di fruire dei documenti attraverso portali e offre la possibilità di gestire e tracciare i processi amministrativi e operativi della logistica e della documentazione del cliente, semplificando notevolmente i passaggi da svolgere.
Infine, l’inserimento della digitalizzazione documentale è fondamentale per le procedure legali e informatiche tali da consentire una corretta conservazione digitale a norma dei documenti. In questo caso, la normativa non si è ancora espressa chiaramente, poiché il documento cartaceo risulta ancora necessario in caso di contenzioso o verifiche contabili, ma nei casi in cui il processo risulti completamente digitale, la conservazione digitale dei documenti gioca un ruolo fondamentale. L’obiettivo è quello di garantire la validità legale di un documento digitale a distanza di tempo. Tali innovazioni sono immaginate per progettare processi di digitalizzazione personalizzati a seconda delle esigenze, integrandoli all’interno di organizzazioni articolate come aziende di trasporti, logistica e grandi aziende.
