Adottare uno strumento di Intelligent Document Management consente di ottimizzare la gestione della enorme mole di dati non strutturati ed eterogenei in circolazione all’interno di qualsiasi azienda, grazie all’AI. Qualsiasi sia il comparto di riferimento, oggi il mercato ha standard molto più elevati di un tempo e corre a velocità sostenuta. Un paradigma digitale non pienamente valorizzato o ancorato al modello analogico – in cui si affollano informazioni destrutturate di provenienza e formati diversi o addirittura documenti cartacei – risulta ormai disfunzionale e controproducente per il business.
Soprattutto all’interno di scenari complessi in cui devono essere processati e archiviati documenti di diverso tipo come quello della logistica, del retail, della GDO o del finance, avere una gestione documentale statica e non intelligente significa non riuscire a soddisfare le esigenze di rapidità, flessibilità e compliance necessarie per offrire servizi affidabili e garantire una customer experience sempre impeccabile. In altre parole, significa perdere irrimediabilmente competitività.
L’Intelligent Document Management, invece, consente di automatizzare la gestione dei documenti e i relativi flussi di lavoro, mettendo la potenza dell’intelligenza artificiale al servizio di quella umana, a tutto vantaggio dei risultati di business.
Come funziona l’Intelligent Document Management e quali vantaggi offre
Implementare una soluzione di Intelligent Document Management vuol dire demandare all’intelligenza artificiale tutti quei compiti standardizzabili, finora svolti manualmente, relativi all’estrazione di informazioni utili da dati destrutturati, come classificazione e data capture. Compiti che questa tecnologia riesce a portare a termine praticamente in tempo reale: un vantaggio inestimabile se si pensa quanto la rapidità d’azione sia oggi ritenuto uno degli elementi fondamentali per il successo di qualsiasi business.
Processare rapidamente qualsiasi tipo di documento grazie all’Intelligent Document Management porta dunque ad aumentare esponenzialmente l’efficienza operativa, velocizzare il time to market e migliorare l’esperienza cliente. Inoltre, consente di abbattere il margine di errore e ottimizzare le tempistiche operative offrendo agli operatori la possibilità di concentrarsi su mansioni specifiche, come per esempio la verifica e controllo del lavoro svolto dall’AI, la lavorazione delle pratiche, le attività amministrative o l’interazione con i clienti e i fornitori.
Va da sé che, liberando tempo e risorse in questo senso, l’azienda riesce a concentrarsi su nuove prospettive di crescita e innovazione: affidarsi all’Intelligent Document Management significa avere tutto il tempo per pensare e realizzare nuove opportunità di business.
L’Intelligent Document Management con Next Generation by Microdata
L’Intelligent Document Management in casa Microdata Group prende il nome di Next Generation, una piattaforma evoluta di gestione documentale, basata sull’intelligenza artificiale. Strutturata a microservizi, si propone di potenziare l’operatività aziendale attraverso reti neurali e algoritmi proprietari di machine learning, per classificare i testi, le immagini e riconoscere dati e firme presenti nei documenti di qualsiasi formato. Grazie all’intelligenza artificiale, in pratica, questo strumento di Intelligent Document Management riesce a indicizzare autonomamente i documenti in varie tipologie perché ne riconosce i pattern grafici e, in base alle istruzioni ricevute, propone un output differente a seconda delle esigenze di lavorazione. Si tratta di un processo di apprendimento che migliora costantemente: il machine learning, infatti, consente all’algoritmo di imparare continuamente le nuove caratteristiche dei file che gli vengono somministrati e, quindi, di saper riconoscere nuove tipologie di documenti. Ma non è tutto: grazie al Natural Language Processing, Next Generation è perfettamente in grado di estrarre automaticamente dati specifici dai documenti lavorati e di metterli in relazione tra loro.
Il fattore umano come cuore dell’Intelligent Document Management
Sebbene fin qui abbiamo analizzato i vantaggi e le opportunità che si possono cogliere grazie all’automazione e all’intelligenza artificiale, è bene chiarire un elemento fondamentale: anche in scenari come questi, l’unico vero elemento abilitante è, e resterà, il cosiddetto Human Factor. Non esiste strumento evoluto di Intelligent Document Management che tenga: senza la supervisione puntuale e il presidio concreto che solo l’essere umano può fornire a questi strumenti, non esisterebbe alcun processo intelligente. La piattaforma, infatti, è messa nelle condizioni di imparare costantemente e affinare sempre più le proprie capacità di classificazione automatica solo grazie al presidio e agli input apportati dall’uomo. La messa a sistema di uno strumento come Next Generation dipende dalla gestione del training set: la piattaforma, infatti, può essere configurata in modo da lavorare in maniera ottimale e conforme all’interno di specifici processi aziendali soltanto grazie all’analisi e alle conoscenze di figure competenti in grado di generare un modello specifico per ogni attività.
Il focus del modello Human + Machine promosso da Microdata Group sta proprio qui: dare vita a un processo virtuoso in cui la componente tecnologica e quella umana possano potenziarsi vicendevolmente.
