La conservazione digitale a norma è per le aziende una vera e propria operazione di “pulizia fisica” nel pieno rispetto della compliance. Questo processo, in estrema sintesi, consente di eliminare gli originali cartacei dei documenti aziendali (o di non avere l’onere di procedere con la loro stampa) senza dover incorrere in potenziali violazioni delle normative: l’implementazione di una conservazione digitale a norma garantisce infatti da sé autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del patrimonio documentale, offrendo la possibilità di dematerializzare i documenti e archiviandoli a norma in forma sostitutiva oppure conservando i documenti informatici.
Volendo inquadrare il concetto in un’unica definizione, si potrebbe dire che la conservazione digitale a norma dei documenti comprende “l’insieme delle attività e dei processi che mirano a conservare nel tempo i documenti, rispettando norme e utilizzando specifiche tecnologie”.
Tra gli obblighi previsti dalle nuove Linee Guida AgID – entrate in vigore a gennaio 2022 e consultabili qui – figurano anche la nomina di un Responsabile della conservazione e la redazione del manuale di conservazione. L’aggiornamento normativo mira a sottoporre il processo di conservazione a specifici standard tecnici e a solidi requisiti in termini di sicurezza, qualità, e continuità operativa.
L’obbligo di conservazione digitale a norma oggi vale dunque per tutti i documenti informatici, compresi, ad esempio:
- documenti fiscali;
- contratti e polizze;
- documenti aziendali come le e-mail inviate tramite posta elettronica certificata;
- documenti delle risorse umane come il Libro Unico del Lavoro;
- documenti dichiarativi.
Questi documenti tradizionalmente cartacei, qualora digitalizzati o nativi digitali in conformità con le nuove norme che regolano la conservazione, devono essere conservate all’interno di pacchetti di archiviazione la cui immodificabilità sia garantita da:
- la firma digitale, ovvero la firma elettronica che si applica ai documenti informatici, nello stesso modo in cui la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
- la marca temporale vale a dire una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per documentare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.
L’aggiornamento normativo prevede, inoltre, che al documento informatico siano associati una serie di metadati che, da pochi, sono passati essere oltre quaranta campi obbligatori. Solo una volta che il documento è descritto dai relativi metadati obbligatori, o da eventuali metadati facoltativi a scelta del Titolare dell’oggetto di conservazione, può essere versato all’interno del Sistema di Conservazione. È proprio durante la fase di versamento che è prevista l’apposizione sul pacchetto di versamento – che all’esito del processo diventa un pacchetto di Archiviazione –, della firma digitale e della marca temporale a garanzia dell’immodificabilità dei documenti conservati. L’unione di firma digitale e marca temporale a permettere di mantenere invariati nel tempo i requisiti di immodificabilità, autenticità, reperibilità, valore legale, sicurezza, leggibilità ed integrità dei documenti conservati.
Occorre prestare attenzione soprattutto a quelle tipologie di documenti maggiormente esposte ai rischi di non conformità. Un esempio evidente è quella della PEC, per la quale il codice civile prevede che sia conservata per almeno dieci anni dalla data di invio/ricezione. Per preservare la validità legale della posta elettronica certificata nel tempo richiesto dalla normativa, è necessario che la conservazione avvenga in un sistema di conservazione a norma. Un’altra tematica importante riguarda la gestione dei contratti: sia nativi digitali sia digitalizzati; affinché il loro valore legale venga cristallizzato è necessario che vengano conservati al pari degli altri documenti informatici.
L’obiettivo della conservazione a norma, ampiamente ribadito dalla riforma, è quello di mantenere i documenti inalterati nel loro contenuto e disponibili nel tempo.
Conservazione digitale a norma e archiviazione documentale: facciamo chiarezza
La conservazione digitale a norma non va confusa con l’archiviazione dei documenti. Con archiviazione documentale si fa riferimento allo stoccaggio fisico e alla memorizzazione di un documento (digitale dall’origine o scansionato) su un supporto idoneo (sistema documentale, cd). Con conservazione digitale a norma si intende invece un processo regolamentato da specifiche normative che garantisce la conservazione dei documenti nel lungo periodo.
Al processo di conservazione potrebbe seguire, quindi, l’eventuale archiviazione, digitale e/o fisica. Solo a seguito dell’avvenuta conservazione digitale a norma è, infatti, possibile archiviare oppure liberarsi, anche tramite procedure di macero certificato, della copia cartacea del documento.
La principale differenza tra archiviazione e conservazione digitale a norma risiede nel fatto che la prima non è disciplinata da alcuna normativa, mentre la seconda è disciplinata dall’art. 44 del CAD (Codice dell’amministrazione digitale) e dai relativi decreti attuativi, oltre che dalle Linee Guida AgID che definiscono le modalità per una conservazione digitale a norma, nello specifico:
- natura e funzione del sistema di conservazione;
- descrizione del processo di conservazione;
- modelli organizzativi;
- ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
- profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.
È solo, infatti, con il rispetto delle regole, anche di natura tecnica, che il codice dell’amministrazione digitale riconosce al documento informatico il medesimo valore probatorio del documento originale cartaceo.
Il ruolo fondamentale del Responsabile della conservazione sia nella PA che nelle aziende private
Le nuove Linee guida AgID hanno reso obbligatoria la nomina del Responsabile della conservazione nelle aziende private come nella PA.
Secondo le disposizioni normative, all’interno degli enti pubblici, tale figura deve corrispondere a un funzionario interno dotato di competenze archivistiche, informatiche e giuridiche adeguate, formalmente incaricato per svolgere questo compito.
Diverso il discorso per le imprese private: in questo caso, a parità di competenze nei tre ambiti appena citati, il responsabile della conservazione può essere anche esterno. Tuttavia, il Responsabile della Conservazione deve essere un soggetto terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione. Tale terzietà è necessaria perché il responsabile della conservazione deve coordinare in piena autonomia il processo di conservazione e ne deve garantire la conformità nel tempo, dialogando anche con il responsabile del servizio di conservazione: quest’ultimo, infatti, è nominato all’interno dell’organizzazione che offre il servizio di conservazione in outsourcing. Vediamo qui in seguito in cosa consiste nello specifico.
Affidarsi al servizio di conservazione digitale a norma
Nel caso in cui l’azienda non conosca perfettamente tutti gli strumenti per passare alla conservazione digitale e per assicurarsi che essa sia a norma, può affidarsi a un incaricato della conservazione digitale in outsourcing. Scegliere di affidare il servizio di conservazione digitale a norma a un conservatore qualificato tramite il marketplace di AgID, significa garantirsi la certezza che i documenti siano mantenuti in appositi archivi nel pieno rispetto delle regole di compliance e nella piena sicurezza.
In pratica le aziende, rivolgendosi ai conservatori qualificati, affidano il loro patrimonio documentale (dalle fatture elettroniche e ai contratti, sino ai libri contabili o alle registrazioni audio di teleselling) a soggetti in grado di garantire:
- una struttura informatica sicura;
- una struttura organizzativa competente e capace;
- una struttura economica solida e durevole;
- standard certificati.
Un conservatore qualificato è infatti in grado di provvedere alla creazione degli archivi digitali e alla loro conservazione nel tempo, tramite un proprio data center, rendendo disponibile la consultazione dei documenti attraverso un’apposita interfaccia web. Ha inoltre modo di customizzare la soluzione in base alle esigenze e prevedere l’integrazione con il gestionale del cliente. Nella definizione dei processi e della documentazione a corredo, fornisce infine al cliente assistenza qualificata coerente con le normative di riferimento.
Vantaggi operativi e benefici strategici
Quali sono i vantaggi che ci si possono attendere dall’implementazione di un servizio di conservazione digitale a norma? Non è difficile intuire che un processo di questo genere ha una portata benefica importante, sia sul business delle aziende private sia sulle attività della pubblica amministrazione.
Intanto, la conservazione digitale a norma dei documenti consente di garantire integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preservare nel tempo la sua validità legale.
Inoltre, le aziende che scelgono la conservazione digitale avranno dei benefici in termini di:
- efficienza gestionale dell’azienda;
- riduzione di tempi e costi.
In termini di efficienza gestionale, il dettaglio dei benefici comprende:
- maggior rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute;
- maggior efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
- maggiore controllo dei processi documentali;
- minor consumo di carta con effetti positivi sull’ambiente;
- maggior sicurezza e riservatezza dei documenti e delle informazioni ivi contenute.
In termini di riduzione di tempi e costi, il dettaglio dei benefici comprende:
- minori costi (diretti e indiretti) sui processi operativi;
- minori spazi dedicati all’archivio dei documenti;
- minor tempo dedicato alla gestione degli archivi, con recupero di personale e attività produttive;
- minori tempi di svolgimento delle attività relative alla gestione della documentazione cartacea
- miglior impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli Organi competenti.
Affidare il servizio a un conservatore qualificato AgID, in regime di outsourcing, amplifica ulteriormente questo ventaglio di benefici. Permette, inoltre, di godere di una serie di vantaggi operativi:
- documenti leggibili nel lungo periodo (infatti, oltre al documento, viene conservato anche il programma di visualizzazione che consente di garantirne la leggibilità);
- efficienza nella consultazione e gestione del documento conservato;
- costi variabili in funzione dei volumi;
- ottimizzazione degli spazi e riduzione costi degli archivi fisici.
In questo caso, infatti, sulla base delle specifiche richieste del Cliente, un unico soggetto si occuperà:
- di definire e gestire tutti i processi e le procedure da attuare per conservare digitalmente i diversi documenti aziendali;
- di monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione digitale;
- di verificare periodicamente l’integrità e la leggibilità degli archivi.
Ma come scegliere il conservatore qualificato che fa per te?
Le nuove regole tecniche vincolano le amministrazioni pubbliche a realizzare processi di conservazione in house o ad affidarli a conservatori qualificati presso l’AgID. Se, da un lato, per gli enti pubblici rappresenta un obbligo, per i soggetti privati, invece, rappresenta l’opportunità di poter scegliere a chi esternalizzare questo servizio.
È utile che il management comprenda cosa significhi essere conservatori qualificati. La legge annovera sotto questa dicitura “i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono la qualificazione presso DigitPA”.
La normativa specifica poi che la qualificazione è concessa ai soli soggetti che sono in grado di svolgere l’attività di conservazione con la massima affidabilità richiesta dal mercato, dimostrando di possedere specifici requisiti:
- solidità finanziaria, al fine di garantire un servizio duraturo nel tempo;
- sicurezza e affidabilità delle infrastrutture tecniche utilizzate;
- know-how specializzato.
La qualificazione svolge, inoltre, una funzione di garanzia nei confronti dei soggetti che decidono di esternalizzare il servizio.
Da ciò si evince come la qualificazione si tramuti in un vero e proprio percorso di verifica, valutazione e adattamento che permette, a chi si guadagna questa titolarità, di rientrare nel panel delle best practice tra i vari sistemi di conservazione presenti sul mercato. Affidare l’attività di conservazione digitale a norma dei documenti a conservatori qualificati rappresenta quindi per il cliente un vero e proprio valore aggiunto: il committente, in altre parole, ha la certezza di contare su provider professionalmente validi in grado di assicurare un elevato livello di servizio. Con tutti i benefici che questo può garantire al business.
