La conservazione digitale a norma è per le aziende una vera e propria operazione di “pulizia fisica” nel pieno rispetto della compliance. Questo processo, in estrema sintesi, consente di eliminare gli originali cartacei dei documenti aziendali (o non avere l’onere di procedere con la loro stampa) senza dover ricorrere in potenziali violazioni delle normative: l’implementazione di una conservazione digitale a norma garantisce infatti da sé autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del patrimonio documentale, offrendo la possibilità di dematerializzare i documenti e archiviandoli a norma in forma sostitutiva oppure conservando i documenti informatici.
Volendo inquadrare il concetto in un’unica definizione, si potrebbe dire che la conservazione digitale a norma dei documenti comprende “l’insieme delle attività e dei processi che mirano a conservare nel tempo i documenti, rispettando norme e utilizzando specifiche tecnologie”.
Un passo che se prima avveniva su base volontaria per determinate tipologie di documenti, a decorrere dal 1 gennaio 2022 diventerà obbligatorio per tutti i documenti informatici.
Si tratta di un tema recentemente dibattuto, che riguarda sia le pubbliche amministrazioni sia le aziende private. Ma, attualmente, la conservazione a norma dei documenti informatici non sempre ha carattere di obbligatorietà. Tuttavia, dalla data di entrata in vigore delle Linee Guida AgID, consultabili qui, la conservazione digitale a norma diverrà obbligatoria anche per tutti i documenti informatici oltre alle già note tipologie documentarie da sottoporre a conservazione, quali, ad esempio:
- documenti fiscali;
- contratti e polizze;
- documenti aziendali come le e-mail inviate tramite posta elettronica certificata;
- documenti delle risorse umane;
- documenti dichiarativi.
In tutti questi casi, i documenti cartacei devono (negli altri, possono) essere regolarmente sostituiti dallo stesso documento in formato digitale, la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è testimoniata con una firma digitale e una marca temporale.
Il processo di conservazione digitale a norma prevede che i documenti informatici siano conservati all’interno di pacchetti di archiviazione la cui immodificabilità è garantita da:
- la firma digitale, ovvero la firma elettronica che si applica ai documenti informatici, nello stesso modo in cui la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
- la marca temporale, vale a dire una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per documentare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.
È proprio l’unione di firma digitale e marca temporale a permettere di mantenere invariati nel tempo i requisiti di immodificabilità, autenticità, reperibilità, valore legale, sicurezza, leggibilità ed integrità dei documenti conservati.
L’obiettivo di tutto questo processo è quello di rendere i documenti conformi e disponibili nel tempo.
Conservazione digitale a norma e archiviazione documentale: facciamo chiarezza
La conservazione digitale a norma non va confusa con l’archiviazione dei documenti.
Con archiviazione documentale si fa riferimento allo stoccaggio fisico e alla memorizzazione di un documento (digitale dall’origine o scansionato) su un supporto idoneo (sistema documentale, cd).
Con conservazione digitale a norma si intende invece, come già detto, un processo regolamentato da specifiche normative che garantisce la conservazione dei documenti nel lungo periodo. Al processo di conservazione segue, quindi, l’eventuale archiviazione, digitale e/o fisica. Solo in virtù della procedura di conservazione digitale a norma è, infatti, possibile archiviare oppure liberarsi, anche tramite procedure di macero certificate, della copia cartacea.
La principale differenza tra archiviazione e conservazione digitale a norma sta nel fatto che la prima non è disciplinata da alcuna normativa, mentrela seconda è disciplinata dall’art. 44 del CAD (Codice dell’amministrazione digitale) e dai relativi decreti attuativi, oltre che alle Linee Guida AgID di recentissima emanazione.
L’impianto normativo di riferimento, infatti, si è di recente aggiornato con la pubblicazione, lo scorso 7 giugno, delle nuove linee guida AgID (Agenzia per l'Italia digitale), che entreranno in vigore a gennaio 2022 e che definiscono, oltre alle modalità di realizzazione e gestione dei documenti informatici, tutte le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione digitale a norma:
- natura e funzione del sistema di conservazione;
- descrizione del processo di conservazione;
- modelli organizzativi;
- ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
- profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.
Affidarsi al servizio di conservazione digitale a norma
Nel caso in cui l’azienda non conosca perfettamente tutti gli strumenti per passare alla conservazione digitale e per assicurarsi che essa sia a norma, può affidarsi a un incaricato della conservazione digitale in outsourcing.
Scegliere di affidare il servizio di conservazione digitale a norma a un conservatore accreditato AgID significa garantirsi la certezza che i documenti siano mantenuti in appositi archivi nel pieno rispetto delle regole di compliance e nella piena sicurezza.
In pratica le aziende, rivolgendosi ai conservatori accreditati, che dal 2022 diventeranno “qualificati”, affidano il loro patrimonio documentale (dalle e-fatture ai contratti, sino ai libri contabili o alle registrazioni audio di teleselling) a soggetti in grado di garantire:
- una struttura informatica sicura;
- una struttura organizzativa competente e capace;
- una struttura economica solida e durevole;
- standard certificati.
Un conservatore accreditato è infatti in grado di provvedere alla creazione degli archivi digitali e alla loro conservazione nel tempo, tramite un proprio data center, rendendo disponibile la consultazione dei documenti attraverso un’apposita interfaccia web. Ha inoltre modo di customizzare la soluzione in base alle esigenze e prevedere l’integrazione con il gestionale del cliente. Nella definizione dei processi e della documentazione a corredo, fornisce infine al cliente assistenza qualificata coerente con le normative di riferimento.
Vantaggi operativi e benefici strategici
Quali sono i vantaggi che ci si possono attendere dall’implementazione di un servizio di conservazione digitale a norma? Non è difficile intuire che un processo di questo genere ha una portata benefica importante, sia sul business delle aziende private sia sulle attività della pubblica amministrazione.
Intanto, la conservazione digitale a norma dei documenti consente di garantire integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preservare nel tempo la sua validità legale.
Inoltre, le aziende che scelgono la conservazione digitale avranno dei benefici in termini di:
- efficienza gestionale dell’azienda;
- riduzione di tempi e costi.
In termini di efficienza gestionale, il dettaglio dei benefici comprende:
- maggior rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute;
- maggior efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
- maggiore controllo dei processi documentali;
- minor consumo di carta con effetti positivi sull’ambiente;
- maggior sicurezza e riservatezza dei documenti e delle informazioni ivi contenute.
In termini di riduzione di tempi e costi, il dettaglio dei benefici comprende:
- minori costi (diretti e indiretti) sui processi operativi;
- minori spazi dedicati all’archivio dei documenti;
- minor tempo dedicato alla gestione degli archivi, con recupero di personale e attività produttive;
- minori tempi di svolgimento delle attività relative alla gestione della documentazione cartacea
- miglior impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli Organi competenti.
Affidare il servizio a un conservatore accreditato AgID, in regime di outsourcing, amplifica ulteriormente questo ventaglio di benefici. Permette, inoltre, di godere di una serie di vantaggi operativi:
- documenti leggibili nel lungo periodo (infatti, oltre al documento, viene conservato anche il programma di visualizzazione che consente di garantirne la leggibilità);
- efficienza nella consultazione e gestione del documento conservato;
- costi variabili in funzione dei volumi;
- ottimizzazione degli spazi e riduzione costi degli archivi fisici.
In questo caso, infatti, sulla base delle specifiche richieste del Cliente, un unico soggetto si occuperà:
- di definire e gestire tutti i processi e le procedure da attuare per conservare digitalmente i diversi documenti aziendali;
- di monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione digitale;
- di verificare periodicamente l’integrità e la leggibilità degli archivi.
Ma come scegliere il conservatore accreditato che fa per te?
Le nuove regole tecniche vincolano le amministrazioni pubbliche a realizzare processi di conservazione in house o ad affidarli a conservatori accreditati presso l’AgID. Se, da un lato, per gli enti pubblici rappresenta un obbligo, per i soggetti privati, invece, rappresenta l’opportunità di poter scegliere a chi esternalizzare questo servizio.
È utile che il management comprenda cosa significhi essere conservatori accreditati.
La legge annovera sotto questa dicitura “i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA”.
La normativa specifica poi che l’accreditamento è concesso ai soli soggetti che sono in grado di svolgere l’attività di conservazione con la massima affidabilità richiesta dal mercato, dimostrando di possedere specifici requisiti:
- solidità finanziaria, al fine di garantire un servizio duraturo nel tempo;
- sicurezza e affidabilità delle infrastrutture tecniche utilizzate;
- know-how specializzato.
L’accreditamento svolge, inoltre, una funzione di garanzia nei confronti dei soggetti che decidono di esternalizzare il servizio; i conservatori accreditati, infatti, si devono obbligatoriamente sottoporre a delle verifiche ispettive da parte degli Enti Certificatori che verificano puntualmente il rispetto di determinati e stringenti requisiti.
Da ciò si evince come l’accreditamento si tramuti in un vero e proprio percorso di verifica, valutazione e adattamento che permette, a chi si guadagna questa titolarità, di rientrare nel panel delle best practice tra i vari sistemi di conservazione presenti sul mercato. Affidare l’attività di conservazione digitale a norma dei documenti a conservatori accreditati rappresenta quindi per il cliente un vero e proprio valore aggiunto: il committente, in altre parole, ha la certezza di contare su provider professionalmente validi in grado di assicurare un elevato livello di servizio. Con tutti i benefici che questo può garantire al business.
