La Contract Intelligence rappresenta la più evoluta frontiera in ambito di gestione dei contratti commerciali. In uno scenario nel quale, grazie al supporto analitico delle tecnologie intelligenti, ogni dato costituisce un potenziale tassello del patrimonio aziendale, la capacità di estrarre valore dai documenti contrattuali può infatti fornire all’impresa importanti leve per la crescita del business. Per un’azienda, dunque, orientare la propria vision su questi temi può rivelarsi una mossa utile e lungimirante.
Considerati “il fondamento del commercio”, i contratti permeano ogni livello dell’organizzazione aziendale. Che siano stipulate con fornitori, clienti, partner o dipendenti, tutte le transazioni commerciali di un’impresa sono codificate da un contratto. Qui vengono definiti i termini del rapporto e vengono registrati obblighi, diritti, entrate, uscite. Concentrandoci sui contratti di clienti e fornitori, risulta chiaro quanto possa essere utile automatizzare l’estrazione dei dati e degli accordi contrattuali per inserirli in flussi di workflow strutturati e in iter approvativi definiti, soprattutto se confermati tramite l’uso di firma digitale semplice. Con un tale ammontare di dati, tutti dotati di valore intrinseco, è dunque semplice comprendere dove possano radicarsi le potenzialità della Contract intelligence, la quale offre livelli crescenti di valore man mano che viene scalata nelle operazioni.
Dati connessi, intelligenti e veloci da gestire
In cosa consistono nel concreto le attività di Contract intelligence? La Contract intelligence è l’insieme di soluzioni che favoriscono la connessione fra tutti i dati contrattuali, rendendoli più “intelligenti”, elaborabili e veloci da gestire. Questo consente di superare la dislocazione a silos del patrimonio informativo, ancor oggi una delle principali criticità delle tradizionali organizzazioni aziendali.
Anche in un ambiente ormai veloce e digitale, infatti, i dati critici contenuti nei contratti restano quasi sempre archiviati su documenti memorizzati in unità condivise situate al di fuori di sistemi operativi aziendali: si tratta, a conti fatti, di un esempio di inefficienza operativa che non valorizza nel giusto modo i contratti, ovvero le vere “fondamenta” delle operazioni commerciali. Per questo motivo l’implementazione di piattaforme specifiche per la gestione dei contratti è il primo passo verso una intelligente gestione contrattuale. Questo è possibile principalmente grazie all’utilizzo di strumenti di workflow e, ancor prima, di tool digitali che permettano l’identificazione del documento e l’estrazione dei dati in esso contenuti.
Un mondo di opportunità grazie alla Contract intelligence
Le conseguenze di questa incongruenza possono essere diverse, tutte potenzialmente rischiose per il business. Le aziende che peccano di non conformità contrattuale potrebbero infatti non rispettare i termini dei loro contratti, dare origine a relazioni commerciali tese, subire danni alla reputazione e, addirittura, cause legali.
Davanti a questi ipotetici scenari, un’efficiente e intelligente gestione dei contratti rappresenta una risposta avanzata ed efficace. La Contract Intelligence permette, infatti, di mettere in campo tecnologie in grado di estrarre i dati dei contratti dai loro silos tradizionali, facendo sì che siano inseriti in un ambiente strutturato e connesso e dando vita a opportunità di elaborazione utili per la determinazione delle strategie aziendali. Questo consente di superare il tradizionale approccio settoriale, introducendo nuove modalità operative fatte di collaborazione tra reparti, tracciamento costante del flusso delle merci e dei processi e capacità analitiche inedite.
Un nuovo approccio al Contract Lifecycle Management
Nel concreto, la Contract Intelligence rappresenta dunque un nuovo approccio al CLM (Contract Lifecycle Management), che permette alle aziende di analizzare dinamicamente i contratti nel contesto dei sistemi e dei processi interni. In tal modo, grazie a soluzioni di intelligenza artificiale, è possibile garantire che lo scopo di ogni contratto sia pienamente soddisfatto in tutte le sue fasi, dando al contempo piena visibilità sulle informazioni di cui l’impresa ha bisogno.
Vantaggi e benefici strategici della Contract Intelligence
I vantaggi della Contract Intelligence sono svariati. Questo approccio può rilevare infatti informazioni inedite per l’azienda: tendenze, opportunità e rischi che non vengono solitamente evidenziati. Inoltre, ha un impatto diretto sulle operazioni e sui profitti.
A livello operativo, tutte le fasi del ciclo di vita di un contratto possono esserne positivamente influenzate. Attraverso l'estrazione delle informazioni salienti tramite piattaforme basate sull’AI, infatti, i contratti possono entrare in un flusso che si integra poi nei workflow aziendali, consentendo una migliore circolarità dei dati, permeando in ogni comparto aziendale.
In termini più strategici, la Contract Intelligence presenta vantaggi importanti per la velocità di gestione, le migliori prestazioni, la scalabilità e la visibilità a chi, in azienda, ha le credenziali d’accesso che glie lo consentono, semplificando e automatizzando tutte le fasi del processo, migliorando le prestazioni di ogni contratto, riducendo al minimo le spese di gestione e legali. Al contempo, consente ai team di vendita di chiudere gli accordi più rapidamente, riducendo i cicli di negoziazione e migliorando l’elaborazione dei contratti futuri grazie al suggerimento automatico dei termini ottimali.
La Contract Intelligence è, a conti fatti, un'evoluzione particolarmente avanzata di ciò che il Contract Management può fare.
