Dalle fasi di acquisto alla vendita, dall’invoice management sino alla movimentazione merci, dotarsi della capacità di monitorare e mantenere il pieno controllo di ogni processo industriale è un’esigenza cruciale di ogni realtà aziendale. In un flusso articolato e complesso come quello della compravendita, poi, nel quale intervengono anche obblighi di fatturazione e conservazione digitale, i bisogni di sicurezza e conformità si fanno ancora più pressanti.
Pharma, logistica, manufacturing e GDO, ad esempio, sono comparti a organizzazione complessa, spesso critica. In questi ambiti, ancor più che in altri, trascurare, o gestire in modo erroneo, un qualunque tassello del workflow operativo può costare molto caro. Ecco perché, soprattutto quando si parla di invoice management, è importante dotarsi delle soluzioni più efficaci per evitare rischi. Automatizzare? Esternalizzare? L’opzione migliore è quella di avere un servizio integrato che consenta, grazie un unico partner, di avere il controllo di ogni fase del processo industriale e dell’intero workflow documentale. Ma non è solo una scelta tecnologica: quello che fa la differenza è scegliere un outsourcer che possieda un team qualificato e dedicato che si interfacci con lo SDI attraverso un canale accreditato e che permetta di svolgere ogni tassello del processo di fatturazione, attiva, passiva o entrambi, in modo controllato e presidiato.
Per tutte quelle aziende che hanno volumi consistenti, dalle piccole-medie imprese che gestiscono 5 mila fatture all’anno e, soprattutto, per tutte le grandi aziende che emettono oltre 1 mln di fatture annue, il processo esternalizzato diventa un vero e proprio vantaggio competitivo.
L’invoice management perfetto? È digital, multichannel e multi-device
Data la necessità di prevedere un processo fluido, univoco e, dal 2018, completamente digitale, la gestione delle fatture di clienti e fornitori deve potersi avvalere di un unico strumento multichannel e multi-device. L’ideale è implementare una piattaforma documentale e di workflow che consenta di effettuare la ricerca dei documenti caricati, visualizzarli, gestire i processi e svolgere attività approvative per confermare il pagamento delle fatture attraverso sistemi integrati di firma digitale semplice, tramite autenticazione profilata degli utenti.
Il ricorso a un consulente e outsourcer specializzato, in questo senso, può rivelarsi particolarmente prezioso. Non a caso, l’invoice management è uno dei campi di massima affermazione dell’outsourcing: gli esperti esterni sono infatti in grado di offrire un servizio completo per la gestione dell’interno processo, dall’implementazione di piattaforme documentali integrabili con i sistemi dei clienti sino alla conservazione digitale a norma.
Esternalizzare l’invoice management: ecco perché
Ma quali sono le criticità del processo di invoice management?
Ogni comparto - dal pharma alla logistica, sino a manufacturing, GDO e Utilities - ha le sue caratteristiche peculiari, ed è proprio da queste che è necessario partire.
Il manufacturing, ad esempio, si interfaccia regolarmente con numerosi fornitori per i propri acquisti, dalle materie prime alle forniture di servizi. Anche la grande distribuzione organizzata risponde a questa stessa necessità, con l’ulteriore onere di dover rispettare dinamiche di mercato e tempistiche stringenti, mettendo in atto flussi di lavoro capaci di garantire un servizio di qualità continuativo. Le aziende del settore logistico, oltre a tutto questo, devono anche affrontare anche la gestione quotidiana di centinaia di documenti di trasporto nazionali o internazionali, movimentando merci di ogni genere attraverso mezzi di trasporto differenti. Quanto poi alle aziende farmaceutiche, non si può scordare che l’attuazione di ogni processo richiede un livello di attenzione da non sottovalutare, anche integrando il processo NSO (Nodo Smistamento Ordini). Data la criticità del comparto e i volumi tipici del settore, in questo ambito diventa cruciale l’implementazione di workflow di fatturazione fluidi e univoci. Ma il vero primato in termini di volumi è dato dal mercato Utility, che emette mensilmente milioni di fatture ai consumatori e che necessita di una gestione estremamente digitale, che abbia anche uno sguardo puntato alla customer experience del consumatore.
Davanti a questo articolato quadro di esigenze, diventa evidente l’importanza di poter disporre di workflow di gestione documentale in grado di tener traccia di tutti i processi, facilmente consultabile e capace di seguire la merce lungo tutto il suo tragitto.
Ma, appurate queste basi, quali fasi dell’invoice management vanno automatizzate e affidate a terzi?
Tra le principali criticità del processo emergono certamente la gestione del formato XML e la trasmissione al Sistema di Interscambio (SDI), passaggi tecnici che necessitano di procedure precise e compliant.
In questo quadro, la piena digitalizzazione del processo documentale consente una gestione ottimale di tutte le operazioni. E il ricorso a un outsourcer può sgravare l’organizzazione di diverse attività, tra cui:
- creazione dei file XML per conto del cliente;
- apposizione della firma digitale certificata, per conto del cliente;
- controllo e predisposizione dell’invio allo SDI;
- invio e ricezione di file XML da e verso lo SDI;
- gestione personalizzata delle fatture attive, anche in errore;
- gestione delle fatture estere;
- procedure di verifica integrità file ricevuti;
- aggiornamento di avvenuta ricezione da parte dello SDI;
- gestione e smistamento fatture passive tramite workflow management personalizzato, attraverso flussi di xml/csv/txt.
Invoice management in outsourcing: oltre la semplice fattura
L’esternalizzazione del servizio di invoice management può quindi estendersi anche oltre, coinvolgendo la gestione di tutto il processo sino alle notifiche di esito e la conservazione digitale delle fatture coni relativi metadati, l’aggiornamento normativo e la creazione di reportistica personalizzata nonché l’estrazione di metadati per la prima nota. La scelta deve quindi ricadere su un partner qualificato, in grado di integrare soluzioni digitali al servizio completo di gestione dei processi, attraverso un back office amministrativo competente e qualificato.
Il processo, però, non è fine a se stesso: è importante che l’outsourcer sia in grado di integrarsi con il gestionale del cliente per implementare i dati delle fatture passive all’interno dei sistemi in house, di consentire flussi approvativi attraverso specifici workflow e di rendere fruibili tutti i dati derivanti dallo SDI.
È proprio qui dove l’automazione gioca un ruolo strategico: estrazione di dati, flussi automatici in import all’interno dei gestionali e report automatizzati di interscambio, permettono il completo presidio e si evitano spiacevoli eventi come frodi o pagamenti non corretti.
Il team di back office amministrativo e il partner accreditato con l’Agenzia delle Entrate evitano, per esempio, di subire frodi come recentemente accaduto ad alcune aziende e per la quale è stata emessa una specifica procedura dove ogni azienda può censire i propri abituali sistemi di trasmissione allo SDI. Una garanzia a tutela delle aziende.
Non ultimo, come già accennato, è il servizio di conservazione digitale a norma, ultimo miglio obbligatorio del processo di fatturazione. Diventa importante poter affidare il proprio patrimonio documentale a un Conservatore Qualificato secondo le linee guida AgID, in grado di garantire il rispetto di tutte le normative di settore e di monitorarne costantemente l’evoluzione. secondo le linee guida AgID, in grado di garantire il rispetto di tutte le normative di settore e di monitorarne costantemente l’evoluzione.
Infine, l’azienda può contare su una struttura informatica sicura, capace di mettere in campo competenze specifiche, basate su standard certificati e massima accuratezza nella gestione di ogni tipologia di e-fattura (B2B/B2C/B2G). Un valore non da poco, che allontana l’organizzazione dal rischio di un qualunque errore di compliance, con tutte le conseguenze che questo può comportare.
