--- title: "Invoice management: cosa automatizzare ed esternalizzare" description: Quali sono le criticità del processo di invoice management? Dove è importante automatizzare e quali fasi è bene affidare a terzi in outsourcing? image: https://blog.microdatagroup.it/hubfs/invoice%20management.jpg --- Per effettuare una ricerca inserire almeno **3** caratteri # Invoice management: cosa automatizzare ed esternalizzare [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-management) | 25, lug 2023 * * * * * * Leggi l'articolo ** ## Scorri fra le categorie ** - [BPO](https://blog.microdatagroup.it/tag/bpo) - [Back Office](https://blog.microdatagroup.it/tag/back-office) - [Contact Center](https://blog.microdatagroup.it/tag/contact-center) - [Digitalizzazione dei processi aziendali](https://blog.microdatagroup.it/tag/digitalizzazione-dei-processi-aziendali) - [Document Intelligence Platform​](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-intelligence-platform) - [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-management) - [Gestione pratiche](https://blog.microdatagroup.it/tag/gestione-pratiche) - [Innovazione](https://blog.microdatagroup.it/tag/innovazione) - [Operation Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/operation-management) - [Sicurezza e Business Continuity](https://blog.microdatagroup.it/tag/sicurezza-e-business-continuity) - [Trend & Digital Transformation](https://blog.microdatagroup.it/tag/trend-digital-transformation) ### Iscriviti e rimani aggiornato Dalle fasi di acquisto alla vendita, dall’invoice management sino alla movimentazione merci, dotarsi della capacità di monitorare e mantenere il pieno controllo di ogni processo industriale è un’esigenza cruciale di ogni realtà aziendale. In un flusso articolato e complesso come quello della compravendita, poi, nel quale intervengono anche **obblighi di fatturazione e conservazione digitale**, **i bisogni di **[sicurezza](https://www.zerounoweb.it/cio-innovation/la-sicurezza-dei-dati-nei-processi-di-outsourcing-cosa-chiedono-i-cio/) **e conformità si fanno ancora più pressanti**. **Pharma, logistica, manufacturing e GDO**, ad esempio, sono comparti a organizzazione complessa, spesso critica. In questi ambiti, ancor più che in altri, trascurare, o gestire in modo erroneo, un qualunque tassello del workflow operativo può costare molto caro. Ecco perché, soprattutto quando si parla di invoice management, è importante dotarsi delle soluzioni più efficaci per** evitare rischi**. Automatizzare? Esternalizzare? L’opzione migliore è quella di avere **un servizio integrato che consenta, grazie un unico partner, di avere il controllo di ogni fase del processo industriale e dell’intero [workflow documentale](https://blog.microdatagroup.it/workflow-documentale-oltre-la-digitalizzazione-come-cambiano-strumenti-e-mindset)**. Ma non è solo una scelta tecnologica: quello che fa la differenza è scegliere un outsourcer che possieda un team qualificato e dedicato che si interfacci con lo SDI attraverso un canale accreditato e che permetta di svolgere ogni tassello del processo di fatturazione, attiva, passiva o entrambi, in modo controllato e presidiato. Per tutte quelle aziende che hanno volumi consistenti, dalle piccole-medie imprese che gestiscono 5 mila fatture all’anno e, soprattutto, per tutte le grandi aziende che emettono oltre 1 mln di fatture annue, il processo esternalizzato diventa un vero e proprio vantaggio competitivo. ## L’invoice management perfetto? È digital, multichannel e multi-device Data la necessità di prevedere un processo fluido, univoco e, dal 2018, completamente digitale, la gestione delle fatture di clienti e fornitori deve potersi avvalere di** un unico strumento multichannel e multi-device**. L’ideale è implementare **una piattaforma documentale e di workflow** che consenta di effettuare la ricerca dei documenti caricati, visualizzarli, gestire i processi e svolgere attività approvative per confermare il pagamento delle fatture attraverso **sistemi integrati di **[**firma digitale**](https://blog.microdatagroup.it/firma-digitale-remota-come-funziona-e-quali-vantaggi-porta) semplice, tramite autenticazione profilata degli utenti. Il ricorso a un consulente e outsourcer specializzato, in questo senso, può rivelarsi particolarmente prezioso. Non a caso,** l’invoice management è uno dei campi di massima affermazione dell’outsourcing**: gli esperti esterni sono infatti in grado di offrire un servizio completo per la gestione dell’interno processo, dall’implementazione di piattaforme documentali integrabili con i sistemi dei clienti sino alla [conservazione digitale a norma](https://blog.microdatagroup.it/servizio-di-conservazione-digitale-a-norma-quali-vantaggi-aspettarsi). ## Esternalizzare l’invoice management: ecco perché Ma quali sono le criticità del processo di invoice management? Ogni comparto - dal pharma alla logistica, sino a manufacturing, GDO e Utilities - ha le sue caratteristiche peculiari, ed è proprio da queste che è necessario partire. Il **manufacturing**, ad esempio, si interfaccia regolarmente con numerosi fornitori per i propri acquisti, dalle materie prime alle forniture di servizi. Anche la **grande distribuzione organizzata** risponde a questa stessa necessità, con l’ulteriore onere di dover rispettare dinamiche di mercato e tempistiche stringenti, mettendo in atto flussi di lavoro capaci di garantire un servizio di qualità continuativo. Le aziende del **settore logistico**, oltre a tutto questo, devono anche affrontare anche la gestione quotidiana di centinaia di documenti di trasporto nazionali o internazionali, movimentando merci di ogni genere attraverso mezzi di trasporto differenti. Quanto poi alle **aziende farmaceutiche**, non si può scordare che l’attuazione di ogni processo richiede un livello di attenzione da non sottovalutare, anche integrando il processo NSO (Nodo Smistamento Ordini). Data la criticità del comparto e i volumi tipici del settore, in questo ambito diventa cruciale l’implementazione di workflow di fatturazione fluidi e univoci. Ma il vero primato in termini di volumi è dato dal mercato **Utility**, che emette mensilmente milioni di fatture ai consumatori e che necessita di una gestione estremamente digitale, che abbia anche uno sguardo puntato alla customer experience del consumatore. Davanti a questo articolato quadro di esigenze, diventa evidente** l’importanza di poter disporre di workflow di [gestione documentale](https://blog.microdatagroup.it/gestione-documenti-digitali-e-operation-la-sicurezza-in-microdata) in grado di tener traccia di tutti i processi**, facilmente consultabile e capace di seguire la merce lungo tutto il suo tragitto. Ma, appurate queste basi, quali fasi dell’invoice management vanno automatizzate e affidate a terzi? Tra le principali criticità del processo emergono certamente la gestione del formato XML e la trasmissione al Sistema di Interscambio (SDI), passaggi tecnici che necessitano di procedure precise e compliant. In questo quadro, **la piena digitalizzazione del processo documentale consente una gestione ottimale di tutte le operazioni.** E il ricorso a un outsourcer può **sgravare l’organizzazione di diverse attività, tra cui**: - creazione dei file XML per conto del cliente; - apposizione della firma digitale certificata, per conto del cliente; - controllo e predisposizione dell’invio allo SDI; - invio e ricezione di file XML da e verso lo SDI; - gestione personalizzata delle fatture attive, anche in errore; - gestione delle fatture estere; - procedure di verifica integrità file ricevuti; - aggiornamento di avvenuta ricezione da parte dello SDI; - gestione e smistamento fatture passive tramite workflow management personalizzato, attraverso flussi di xml/csv/txt.   ## Invoice management in outsourcing: oltre la semplice fattura L’esternalizzazione del servizio di invoice management può quindi estendersi anche oltre, coinvolgendo la **gestione di tutto il processo sino alle notifiche di esito** e la **conservazione digitale delle fatture** coni relativi metadati, l’**aggiornamento normativo** e la creazione di **reportistica personalizzata** nonché l’**estrazione di metadati** per la prima nota. La scelta deve quindi ricadere su un partner qualificato, in grado di integrare soluzioni digitali al servizio completo di gestione dei processi, attraverso un **back office amministrativo** competente e qualificato. Il processo, però, non è fine a se stesso: è importante che l’outsourcer sia in grado di integrarsi con il gestionale del cliente per implementare i dati delle fatture passive all’interno dei sistemi in house, di consentire flussi approvativi attraverso specifici workflow e di rendere fruibili tutti i dati derivanti dallo SDI. È proprio qui dove l’**automazione** gioca un ruolo strategico: estrazione di dati, flussi automatici in import all’interno dei gestionali e report automatizzati di interscambio, permettono il completo presidio e si evitano spiacevoli eventi come frodi o pagamenti non corretti. Il team di back office amministrativo e il partner accreditato con l’Agenzia delle Entrate evitano, per esempio, di subire frodi come recentemente accaduto ad alcune aziende e per la quale è stata emessa una specifica procedura dove ogni azienda può censire i propri abituali sistemi di trasmissione allo SDI. Una garanzia a tutela delle aziende. Non ultimo, come già accennato, è il servizio di [conservazione digitale a norma](https://www.microdatagroup.it/solution/digital-archive), ultimo miglio obbligatorio del processo di fatturazione. Diventa importante poter affidare il proprio patrimonio documentale a un** Conservatore Qualificato secondo le linee guida AgID**, in grado di garantire il rispetto di tutte le normative di settore e di monitorarne costantemente l’evoluzione. **secondo le linee guida AgID**, in grado di garantire il rispetto di tutte le normative di settore e di monitorarne costantemente l’evoluzione. Infine, l’azienda può contare su una struttura informatica sicura, capace di mettere in campo competenze specifiche, basate su **s****tandard certificati e massima accuratezza **nella gestione di ogni tipologia di e-fattura ([B2B](https://www.microdatagroup.it/solution/e-fatture-b2b)/B2C/B2G). Un valore non da poco, che allontana l’organizzazione dal rischio di un qualunque errore di compliance, con tutte le conseguenze che questo può comportare. [![New call-to-action](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/6996172/ed0f02e4-8575-40e0-967c-297fa29c7c5b.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/6996172/ed0f02e4-8575-40e0-967c-297fa29c7c5b) [** Articolo Precedente](https://blog.microdatagroup.it/cose-la-contract-intelligence-nellera-del-digital-first) [Mostra tutti gli articoli](https://blog.microdatagroup.it) [Articolo Successivo **](https://blog.microdatagroup.it/servizio-di-conservazione-digitale-a-norma-quali-vantaggi-aspettarsi) ### Leggi altri contenuti su: - [BPO](https://blog.microdatagroup.it/tag/bpo) - [Back Office](https://blog.microdatagroup.it/tag/back-office) - [Contact Center](https://blog.microdatagroup.it/tag/contact-center) - [Digitalizzazione dei processi aziendali](https://blog.microdatagroup.it/tag/digitalizzazione-dei-processi-aziendali) - [Document Intelligence Platform​](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-intelligence-platform) - [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-management) - [Gestione pratiche](https://blog.microdatagroup.it/tag/gestione-pratiche) - [Innovazione](https://blog.microdatagroup.it/tag/innovazione) - [Operation Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/operation-management) - [Sicurezza e Business Continuity](https://blog.microdatagroup.it/tag/sicurezza-e-business-continuity) - [Trend & Digital Transformation](https://blog.microdatagroup.it/tag/trend-digital-transformation) ### Iscriviti e rimani aggiornato ### Articoli Correlati [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/topic/document-management) ##### [Next Generation, la piattaforma integrata che efficienta i processi con l'AI](https://blog.microdatagroup.it/la-piattaforma-integrata-che-efficienta-i-processi-con-lai) 13 maggio 2026 [Leggi di più](https://blog.microdatagroup.it/la-piattaforma-integrata-che-efficienta-i-processi-con-lai) [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/topic/document-management) ##### [Insurance platform: controllo completo e real time delle pratiche con Younique](https://blog.microdatagroup.it/insurance-platform-controllo-completo-e-real-time-delle-pratiche-con-younique) 29 aprile 2026 [Leggi di più](https://blog.microdatagroup.it/insurance-platform-controllo-completo-e-real-time-delle-pratiche-con-younique) [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/topic/document-management) ##### [Ecosistema Digitale Energy & Utilities: la leva per accelerare la competitività](https://blog.microdatagroup.it/ecosistema-digitale-energy-utilities-la-leva-per-accelerare-la-competitivita) 16 gennaio 2026 [Leggi di più](https://blog.microdatagroup.it/ecosistema-digitale-energy-utilities-la-leva-per-accelerare-la-competitivita) ### Iscriviti e rimani aggiornato ** ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Microdata", "url" : "https://blog.microdatagroup.it/author/microdata" }, "dateModified" : "2023-09-18T14:51:46.800Z", "datePublished" : "2023-07-25T08:07:03.000Z", "headline" : "Invoice management: cosa automatizzare ed esternalizzare", "image" : [ "https://blog.microdatagroup.it/hubfs/invoice%20management.jpg" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://blog.microdatagroup.it/invoice-management-cosa-automatizzare-ed-esternalizzare", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://blog.microdatagroup.it/hubfs/logo_microdata.svg" }, "name" : "Microdata Group" } } ```