Implementare processi AML ed efficientare le insurance operation rappresentano un passaggio urgente per le compagnie assicurative. Per evitare sanzioni amministrative, intoppi burocratici e danni alla reputazione aziendale, è infatti necessario garantire piena conformità alle normative per l’antiriciclaggio, detto anche Anti Money Laundering.
Le polizze vita sono veri e propri strumenti finanziari che comportano il movimento di denaro. Possono quindi implicare il rischio di riciclaggio e, pertanto, è fondamentale implementare processi AML insurance per prevenire tali illeciti.
Nella pratica, occorre mettere in atto stringenti operazioni di verifica e screening della clientela, in base alle direttive contenute nella disciplina dedicata alla materia di prevenzione del fenomeno del riciclaggio, sia in fase di sottoscrizione dei contratti, sia nel corso del rapporto continuativo. E non è tutto. Oltre al tema AML, in materia di conformità normativa, è opportuno ricordare come anche la stessa trasformazione digitale dei processi di document management imponga nuove policy, sia per quanto riguarda il trattamento dei dati sia per la protezione dei dati stessi. Autorità come l’Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni, in particolare, richiedono di prestare massima attenzione alle procedure di inserimento di dati o documenti dei clienti. Per far sì che la conformità digitale, le procedure di AML e le insurance operations si inseriscano in un ecosistema perfettamente oliato e affidabile, la migliore soluzione applicabile è integrare “nativamente” la compliance all’interno di ogni processo.
La situazione attuale: le sfide di AML e insurance operations
In base alle disposizioni dell’IVASS, come anticipato, ogni compagnia assicurativa definisce due diverse funzioni di controllo: compliance e antiriciclaggio. Gli ultimi dati raccolti dall’UIF hanno evidenziato come il campo d’azione criminale si sia ampliato a causa della pandemia e della conseguente crisi economica in quanto, questi due fenomeni, hanno aperto nuove occasioni per le attività illecite e di riciclaggio. Proprio per questo, oggi si rende essenziale attuare un approccio preventivo tramite attività di organizzazione e monitoraggio, mentre in passato le procedure di controllo e verifica per conformità e AML erano svolte completamente a posteriori. L’obiettivo primario è di non incorrere in errori già in fase di compilazione delle pratiche ed evitare così di dover riparare a eventuali danni a operazione conclusa.
Sottoscrivere contratti, però, non è di certo una procedura rapida e lineare. Infatti, molteplici adempimenti richiesti possono rallentare e rendere particolarmente macchinosi i processi necessari per concludere un accordo. A livello commerciale, dunque, è decisivo riuscire a velocizzare questi aspetti senza perdere affidabilità.
Un panorama normativo sempre più stringente e in perenne aggiornamento non concorre certo a semplificare le cose e rende la vita delle compagnie assicurative particolarmente complessa. Date queste premesse, appare quindi chiaro come, per garantire la digital compliance e il presidio dell’AML nell’insurance, i processi legacy vadano integrati, seguendo un modello by design. La soluzione per vincere questa sfida è puntare sull’approccio Human + Machine, affiancando a un’infrastruttura tecnologica evoluta, in grado di garantire livelli di automazione mai sperimentati, una altrettanto solida “infrastruttura di competenze umane” capace di potenziarne i risultati, supervisionando ogni aspetto strategico.
5 elementi principali per la conformità dei processi AML nell’insurance
Sebbene la responsabilità e la funzione AML insurance non possano essere delegate a terzi, l’outsourcer può essere fondamentale per svolgere, in maniera sicura e controllata, parte del processo: il suo ruolo risulta centrale per supportare tali attività con processi ben definiti e strutturati, al fine di aiutare la Compagnia a garantire il completo adempimento di tutti gli aspetti imposti dalla normativa.
Secondo Microdata Group, il binomio vincente per una corretta gestione della conformità dei processi AML nell’insurance è composto da tecnologia, meglio se in private cloud, e competenze in outsourcing, basato su 5 elementi essenziali.
#1 Integrazione, visibilità e governance
Grazie a una lunga esperienza e all’attenzione verso il cliente, i team di Microdata Group sono in grado di integrarsi perfettamente, sia interamente che parzialmente, all’interno dei processi aziendali, fornendo un servizio altamente personalizzato e garantendo al contempo trasparenza e governance nei molteplici passaggi delle procedure AML nell’insurance.
#2 infrastruttura evoluta e sicura
In merito a gestione dei dati e digital compliance by design, Microdata Group ha avviato un progetto finalizzato a rendere i propri processi e servizi sempre più sicuri, sia dal punto di vista della sicurezza delle informazioni, sia rispetto a quanto prescritto dal Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR).
Il programma prevede un approccio all’Information Security e alla Data Protection “by design e by default”, come parte integrante del metodo di lavoro di Microdata e degli strumenti che la società mette a disposizione dei Clienti.
Oltre a rispettare quanto concordato nelle designazioni a responsabile esterno del trattamento, infatti, l’approccio adottato permette di avere a disposizione le tecnologie e le metodologie più efficaci, aggiornate e certificate a protezione dei dati trattati.
#3 automazione e firma digitale
Con l’obiettivo di rendere, in conformità con le normative, le procedure di compilazione dei documenti e di verifica più snelle e rapide, Microdata Group offre diverse soluzioni innovative:
Per rispondere all’esigenza di raccogliere tutta la documentazione necessaria affinché si possa procedere con la sottoscrizione del contratto, è possibile integrare al proprio processo aziendale una webapp, veloce e user friendly, che attraverso sistemi mobile e di Artificial Intelligence permette all’utente di inviare la documentazione richiesta in autonomia, attraverso il proprio device.
Una volta acquisita la documentazione necessaria, quest’ultima verrà processata da sistemi, residenti sui data center di Microdata, rendendo così il processo sicuro e protetto.
Microdata offre, inoltre, un servizio di classificazione automatica degli input e di estrazione dei dati attraverso due approcci: l’utilizzo di reti neurali per la classificazione di immagini e il riconoscimento di firme e l’applicazione di algoritmi proprietari custom di Machine learning per la classificazione di documenti testuali.
In questo modo, si ottimizzano i tempi, i costi e i processi dell’iter burocratico, sempre nel pieno rispetto delle indicazioni di legge.
#4 report dettagliati
Microdata Group, grazie all’utilizzo di una piattaforma proprietaria di workflow per la gestione documentale e management, che permette di avere il completo controllo dei processi operativi legati alle pratiche assicurative, sarà sempre in grado di monitorare in tempo reale lo stato di lavorazione del documento o pratica e di generare una reportistica a supporto delle funzioni operations. La piattaforma è studiata per fornire rapidamente riscontri in materia di conformità sulle procedure in gestione e questo rappresenta una funzionalità fondamentale per rispondere puntualmente a eventuali controlli o contenziosi giuridici.
#5 team di operatori altamente specializzati
Oltre a sfruttare strumenti tecnologici di ultima generazione e best practice di compliance by design, il Business Process Outsourcing rende lo Human Factor un elemento chiave, poiché garantisce il presidio costante dell’intero processo e gestisce gli eventuali fall back del sistema di classificazione e indicizzazione automatico. Nel caso, comunque limitato, di errori del sistema è quindi possibile attingere a un bacino di competenze verticali e trasversali sempre aggiornate, fondamentali per supervisionare in maniera attenta e scrupolosa ogni processo.
In pratica, affidare la gestione della Business Process Automation a un partner autorevole e certificato come Microdata Group garantisce i più alti standard di verifica, controllo, conformità dei processi antiriciclaggio e di protezione dei dati.
