Archivio digitale a prova di smart working e business continuity

Business Continuity | 8, mag 2020

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Alla luce dell’esperienza di smart working imposta dalla pandemia, è risultato evidente quanto un archivio digitale completo possa essere uno strumento fondamentale per assicurare la business continuitysoprattutto in quanto rappresenta un fattore abilitante per un efficiente lavoro da remoto. 

Lo smart working è un argomento di attualità ma, a prescindere dall’emergenza Covid-19, è un fenomeno che si andava affermando in tutte le geografie. Quel che però è emerso in modo evidente è la necessità di investire in una piena digitalizzazione dei processinon ci si improvvisa azienda che fa smart working.  

Esiste un insieme principi, policy, modelli soluzioni tecnologiche che devono essere adottati. In tale scenario, l’archivio digitale ha un ruolo fondamentalenon solo custodisce il patrimonio informativo di un’organizzazione, ma è l’elemento fondante su cui si basa la continuità operativa. Senza un archivio digitale non si può fare smart working e senza lo smart working non è possibile erogare alcun servizio. 

 

Archivio digitale e smart working

Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2019 in Italia gli smart worker sono stati circa 570mila (+28% rispetto all’anno precedente). Nei risultati dell’indagine, si legge in particolare che nel 58% delle grandi imprese questa metodologia di lavoro è una realtà, ma che (in epoca precedente, ovviamente, al coronavirus) il suo trend di diffusione era in rallentamento. A tale percentuale infatti doveva essere aggiunto solo un 7% che aveva attivato iniziative informali, oltre a un 5% che prevedeva di farlo nel 2020. 

Niente archivio digitale vuol dire niente smart working

È interessante sottolineare che tra gli ostacoli all’adozione dello smart working segnalati dalle aziende vi è la percezione che non sia applicabile alla propria realtà (43%), la mancanza di consapevolezza dei vantaggi ottenibili (27%) e la presenza di attività poco digitalizzate, vincolata alla tecnologia inadeguata, ma anche all’utilizzo di documenti cartacei (21%). 

Tutto questo naturalmente in epoca pre-emergenza Covid-19, in quanto lo smart workingè stato utilizzato come prima misura nei piani d’emergenza per contrastare il contagio. Le aziende hanno dunque dovuto adeguarsi per offrire nuove modalità di lavoro per rispettare le normative, ma, dove non vi erano i prerequisiti necessari, si sono presentate non poche difficoltà. 

 

Archivio digitale per i nuovi processi aziendali

La premessa è che la carta in alcuni casi (a seconda delle normative vigenti nei diversi settori in cui le aziende operano) dovrà continuare a essere utilizzata. D’altra parte, è sicuramente ormai risaputo che una corretta ed efficiente gestione documentale (più efficace in termini di dispendio di risorse economiche e di tempo, più sicura, sostenibile ecc.) debba passare per le nuove tecnologie digitali, elemento facilitatore dei processi stessi. 

La sfida si gioca quindi su due fronti. 

Integrare archivio cartaceo e digitale

Da un lato si deve puntare all’integrazione tra archivio digitale e cartaceo (laddove il cartaceo per legge è ancora necessario), grazie al supporto di aziende specializzate in quest’ambito. Tali partner devono essere in grado di gestire l’intero processo documentale: dematerializzando tutti i documenti aziendali, conservando presso i propri magazzini gli originali che vanno tenuti per legge, smaltendo ciò che non serve più, offrendo specifici servizi, dalla consulenza archivistica in poi, a seconda delle esigenze. 

Documenti e archivio nativamente digitali

Dall’altro lato, è fondamentale ripensare i processi aziendali e impostarli in modo che utilizzino documenti nativi digitali (che si stanno rivelando particolarmente utili in questo periodo) e non contemplino, per esempio, l’esigenza della firma tradizionale. Oggi le tecnologie consentono di rendere legalmente valido qualsiasi documento con apposte le diverse tipologie di firme elettroniche (a seconda delle esigenze), fino a promuovere l’utilizzo degli smart contract, cioè di contratti intelligenti capaci di applicarsi in automatico in piena sicurezza. 

È il momento dunque di non sottostimare l’impatto di un’effettiva digitalizzazione dei processi, ma di considerarla come driver indispensabile non solo per la continuità operativa, ma anche per la realizzazione di nuove modalità di erogazione dei servizi e di interazione con i propri clienti. 

 

Perché un partner specializzato per l'archivio digitale

La gestione di un archivio digitale può essere affidata, totalmente o in parte, a un partner specializzato, che deve avere la capacità di qualificarsi come abilitatore di una digital transformation. 

In tal senso, nella gestione di un archivio digitale funzionale al supporto di nuove modalità di lavoro smart, devono essere garantite: 

  • ampia disponibilità di accesso alle informazioni in totale sicurezza: proprio per essere utile anche quando si fa smart working è fondamentale che si possano recuperare i documenti dall’archivio digitale. Questa opportunità è possibile grazie all’uso del cloud, attraverso canali di comunicazione cifrati per garantire massima riservatezza e integrità delle informazioni. 
  • Prerogative di accesso individuali per garantire massima protezione delle informazioni attraverso account opportunamente profilati. 
  • Sicurezza nella conservazione dei dati, mettendo in campo investimenti e asset tecnologici dedicati (data center proprietari, piani di disaster recovery, policy di data protection ecc.) per assicurare ai massimi livelli integrità e disponibilità delle informazioni.  

Archivio digitale, il team giusto

In aggiunta, lazienda partner può offrire competenze specifiche mediante un team a supporto dell’operativitàopportunamente formato sulle necessità del cliente e del suo settore d’appartenenza: un team costituito da professionisti altamente qualificati per lo sviluppo e l’offerta di applicativi e portali, volti a semplificare la condivisione di informazionia garantire sia l’accesso ai documenti aziendali sia una consultazione semplificata. 

Si tratta dunque di individuare un partner che consenta di sfruttare appieno le opportunità della digitalizzazione e che assicuri elevati livelli di prestazioni, grazie all’utilizzo di soluzioni in cloud robuste e affidabili fornite da data center all’avanguardia, senza tralasciare il fattore umano con le competenze e il valore aggiunto che portano con sé. 

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