--- title: Archivio digitale a prova di smart working e business continuity description: Alla luce dell’esperienza di smart working, è evidente quanto un archivio digitale sia uno strumento fondamentale per assicurare la business continuity image: https://blog.microdatagroup.it/hubfs/Archivio%20digitale.jpg --- Per effettuare una ricerca inserire almeno **3** caratteri # Archivio digitale a prova di smart working e business continuity [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-management) | 8, mag 2020 * * * * * * Leggi l'articolo ** ## Scorri fra le categorie ** - [BPO](https://blog.microdatagroup.it/tag/bpo) - [Back Office](https://blog.microdatagroup.it/tag/back-office) - [Contact Center](https://blog.microdatagroup.it/tag/contact-center) - [Digitalizzazione dei processi aziendali](https://blog.microdatagroup.it/tag/digitalizzazione-dei-processi-aziendali) - [Document Intelligence Platform​](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-intelligence-platform) - [Document Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/document-management) - [Gestione pratiche](https://blog.microdatagroup.it/tag/gestione-pratiche) - [Innovazione](https://blog.microdatagroup.it/tag/innovazione) - [Operation Management](https://blog.microdatagroup.it/tag/operation-management) - [Sicurezza e Business Continuity](https://blog.microdatagroup.it/tag/sicurezza-e-business-continuity) - [Trend & Digital Transformation](https://blog.microdatagroup.it/tag/trend-digital-transformation) ### Iscriviti e rimani aggiornato Alla luce dell’esperienza di smart working imposta dalla pandemia, è risultato evidente quanto **un archivio digitale completo** possa essere uno **strumento fondamentale per assicurare la business continuity**, soprattutto in quanto rappresenta un **fattore abilitante** per un efficiente lavoro da remoto.  Lo smart working è un argomento di attualità ma, a prescindere da un’adozione forzata e accelerata  dall’emergenza da Covid-19, è un fenomeno che si andava affermando in tutte le geografie. Quel che però è emerso in modo evidente è la necessità di **investire in una**** piena digitalizzazione dei processi**: **non ci si improvvisa azienda che fa smart working**.   Esiste un insieme **principi**,** policy****,**** modelli** e **soluzioni tecnologiche** che **devono essere adottati**. In tale scenario, l’archivio digitale ha un ruolo fondamentale, non solo custodisce il patrimonio informativo di un’organizzazione, ma è l’elemento fondante su cui si basa la [continuità operativa](https://blog.microdatagroup.it/continuita-operativa-cosa-vuol-dire-ai-tempi-del-coronavirus). Senza un archivio digitale non si può fare smart working e senza lo smart working non è possibile erogare alcun servizio.  ## **Archivio digitale e smart working**. Secondo i [dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano](https://www.osservatori.net/it/ricerche/comunicati-stampa/smart-working-italia-numeri-trend),  **nel settembre 2021 gli smart worker sono stati 4,07 milioni**, così distribuiti:  - 1,77 milioni nelle grandi imprese,  - 630mila nelle PMI,   - 810mila nelle microimprese,  - 860mila nella Pubblica Amministrazione.   I progetti di smart working, in netta crescita, nel 2021 risultano presenti:  - nell’81% delle grandi imprese (contro il 65% del 2019),   - nel 53% delle PMI (erano il 30%),  - e nel 67% delle PA (rispetto 23% del 2019).  L’Osservatorio stiamo inoltre che i lavoratori agili assesteranno intorno al 4,38 milioni nel post pandemia.  ### Niente archivio digitale vuol dire niente smart working È interessante sottolineare che tra gli **ostacoli all’adozione dello smart working** segnalati dalle aziende vi è la percezione che non sia applicabile alla propria realtà (43%), la mancanza di consapevolezza dei vantaggi ottenibili (27%) e la presenza di **attività poco digitalizzate**, vincolata alla **tecnologia inadeguata**, ma anche all’**utilizzo di documenti cartacei **(21%).   Tutto questo naturalmente in epoca pre-emergenza Covid-19, in quanto lo smart working, è stato utilizzato come prima misura di contenimento per contrastare la crescita dei contagi.  Le aziende hanno dunque dovuto** adeguarsi per offrire nuove modalità di lavoro** per rispettare le normative, ma,** dove non vi erano i prerequisiti necessari, si sono presentate non poche difficoltà**.  ## **Archivio digitale per i nuovi processi aziendali** La premessa è che **la carta in alcuni casi** (a seconda delle normative vigenti nei diversi settori in cui le aziende operano) **dovrà continuare a essere utilizzata**. D’altra parte, è sicuramente ormai risaputo che **una corretta ****ed efficiente ****gestione documentale** (più efficace in termini di dispendio di risorse economiche e di tempo, più sicura, sostenibile ecc.) **debba passare**** per le nuove tecnologie digitali**, elemento **facilitatore dei processi** stessi.  La **sfida** si gioca quindi su due fronti.  ### Integrare archivio cartaceo e digitale Da un lato si deve puntare all’**integrazione tra archivio digitale e cartaceo**** **(**laddove il cartaceo per legge è ancora necessario**), grazie al supporto di **aziende specializzate **in quest’ambito. Tali partner devono essere** in grado di gestire l’intero processo documentale****:** **dematerializzando** **tutti i documenti aziendali**, conservando presso i propri magazzini gli originali che vanno tenuti per legge, smaltendo ciò che non serve più, offrendo specifici servizi, dalla consulenza archivistica in poi, a seconda delle esigenze.  ### Documenti e archivio nativamente digitali Dall’altro lato, è **fondamentale ****ripensare i**** processi aziendali ****e impostarli in modo che ****utilizzino documenti nativi digitali** (che si stanno rivelando particolarmente utili in questo periodo) e non contemplino, per esempio, l’esigenza della firma tradizionale. Oggi le tecnologie consentono di rendere legalmente valido qualsiasi documento con apposte le **diverse tipologie di** **firme elettroniche** (a seconda delle esigenze), fino a promuovere l’utilizzo degli **smart contract**, cioè di contratti intelligenti capaci di applicarsi in automatico in piena sicurezza.  È il momento dunque di **non sottostimare l’impatto di un’effettiva [digitalizzazione dei processi](https://blog.microdatagroup.it/digitalizzazione-dei-processi-aziendali-cosa-imparare-dallemergenza)**, ma di considerarla come **driver indispensabile** non solo per la **continuità operativa**, ma anche per la realizzazione di **nuove modalità** **di erogazione dei servizi** e di interazione con i propri clienti.  ## **Come creare un archivio digitale**  Nell’ottica di **creare un archivio digitale**, ci sono alcuni punti fermi da considerare. Prima di tuttogli input, ovvero **i canali attraverso cui l’archivio sarà popolato**. Questo aspetto può variare notevolmente a seconda delle caratteristiche del settore e delle dimensioni della singola azienda: sono indispensabili quindi una **progettazione a monte** che ne tenga conto e la previsione di strumenti tecnologici che permettano un certo grado di[** pre-elaborazione automatica dei file e di tutti i tipi di input possibili**](https://blog.microdatagroup.it/next-generation-la-piattaforma-di-gestione-documentale-per-innovare-il-business) (mail, PEC, immagini e altro).   Altro punto fondamentale riguarda la **gestione dell’archivio digitale**, che deve essere organizzato in modo strutturato e funzionale alla modalità di utilizzo: ogni documento deve avere una precisa collocazione ed essere facilmente rintracciabile all’occorrenza; il sistema archivio deve inoltre essere perfettamente integrato nei [**workflow**](https://blog.microdatagroup.it/workflow-management-come-migliorare-sicurezza-ed-efficienza) dell’azienda, con un elevato livello di interrelazione con i **sistemi informativi aziendali**.   Creare un archivio digitale significa poi occuparsi dei **requisiti normativi e di sicurezza.** Per esempio, la [conservazione](https://blog.microdatagroup.it/servizio-di-conservazione-digitale-a-norma-quali-vantaggi-aspettarsi)[ a norma](https://blog.microdatagroup.it/servizio-di-conservazione-digitale-a-norma-quali-vantaggi-aspettarsi), che risulta obbligatoria per determinate categorie di documenti, rappresenta un elemento sempre più focale, come delineato dalle recenti linee guida AgID. Inoltre, è indispensabile che l’archivio digitale venga strutturato secondo precise indicazioni che preservino la **privacy e la sicurezza delle informazioni**.  ## **Archivio digitale online**  **L’archivio** moderno non solo è **digitalizzato** (o meglio, come abbiamo visto, **nativamente digitale**): è anche **online**. Conservare il complesso dei documenti aziendali in rete permette una maggiore **usabilità**, una migliore **condivisione** delle informazioni, nonché una **sicurezza** ottimizzata.   - **Usabilità**, perché i file e i documenti dell’archivio online, grazie alle nuove tecnologie di indicizzazione e classificazione, possono essere catalogati e richiamati in pochissimi secondi per effettuare ricerche mirate;  - **Condivisione**, perché tutti gli utenti autorizzati possono accedere ai file di loro competenza e i team possono modificarli anche in mobilità e con timing differenti;  - **Sicurezza**, perché salvare i documenti in cloud li protegge grazie a server protetti, tecnologie avanzate, corretti cicli di backup, [dalla perdita accidentale o dal data leakage](https://blog.microdatagroup.it/data-loss-prevention-quali-sono-le-misure-da-adottare). ## **Perché un partner specializzato per l'archivio digitale** La gestione di un archivio digitale può essere affidata, totalmente o in parte, a un [**partner specializzato**](https://blog.microdatagroup.it/gestione-documenti-digitali-e-operation-la-sicurezza-in-microdata), che deve avere la capacità di **qualificarsi come abilitatore di una digital transformation**.  In tal senso, nella gestione di un archivio digitale funzionale al supporto di nuove modalità di lavoro smart, devono essere garantite:  - **a****mpia disponibilità di ****accesso ****alle informazioni in totale sicurezza:**** **proprio per essere utile anche quando si fa smart working è fondamentale che si possano recuperare i documenti dall’archivio digitale. Questa opportunità è possibile grazie all’uso del **cloud**, attraverso **canali di comunicazione cifrati** per **garantire massima riservatezza e integrità delle informazioni**.  - **Prerogative di accesso** **individuali** per garantire massima **pr****otezione delle informazioni** attraverso account opportunamente profilati.  - **Sicurezza nella conservazione dei dati**, mettendo in campo investimenti e asset tecnologici dedicati (data center proprietari, piani di disaster recovery, policy di data protection ecc.) per assicurare ai massimi livelli integrità e disponibilità delle informazioni. ### Archivio digitale, il team giusto In aggiunta, l’azienda partner può offrire competenze specifiche mediante un **team a supporto dell’operatività**, opportunamente formato sulle necessità del cliente e del suo settore d’appartenenza: un team costituito da professionisti altamente qualificati per lo sviluppo e l’offerta di **applicativi e portali**, volti a **semplificare la condivisione di informazioni**, **a garantire sia l’accesso ai documenti aziendali sia una consultazione semplificata**.  Si tratta dunque di individuare un partner che consenta di sfruttare appieno le opportunità della digitalizzazione e che assicuri elevati livelli di prestazioni, grazie all’utilizzo di soluzioni in cloud robuste e affidabili fornite da data center all’avanguardia, senza tralasciare il fattore umano con le competenze e il valore aggiunto che portano con sé.  [![New call-to-action](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/6996172/ed0f02e4-8575-40e0-967c-297fa29c7c5b.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/6996172/ed0f02e4-8575-40e0-967c-297fa29c7c5b)   [** Articolo Precedente](https://blog.microdatagroup.it/banche-assicurazioni-fast-data-cosa-sono) [Mostra tutti gli articoli](https://blog.microdatagroup.it) [Articolo Successivo **](https://blog.microdatagroup.it/continuita-operativa-cosa-vuol-dire-ai-tempi-del-coronavirus) ### Leggi altri contenuti su: - 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