Alla luce dell’esperienza di smart working imposta dalla pandemia, è risultato evidente quanto un archivio digitale completo possa essere uno strumento fondamentale per assicurare la business continuity, soprattutto in quanto rappresenta un fattore abilitante per un efficiente lavoro da remoto.
Lo smart working è un argomento di attualità ma, a prescindere da un’adozione forzata e accelerata dall’emergenza da Covid-19, è un fenomeno che si andava affermando in tutte le geografie. Quel che però è emerso in modo evidente è la necessità di investire in una piena digitalizzazione dei processi: non ci si improvvisa azienda che fa smart working.
Esiste un insieme principi, policy, modelli e soluzioni tecnologiche che devono essere adottati. In tale scenario, l’archivio digitale ha un ruolo fondamentale, non solo custodisce il patrimonio informativo di un’organizzazione, ma è l’elemento fondante su cui si basa la continuità operativa. Senza un archivio digitale non si può fare smart working e senza lo smart working non è possibile erogare alcun servizio.
Archivio digitale e smart working.
Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, nel settembre 2021 gli smart worker sono stati 4,07 milioni, così distribuiti:
- 1,77 milioni nelle grandi imprese,
- 630mila nelle PMI,
- 810mila nelle microimprese,
- 860mila nella Pubblica Amministrazione.
I progetti di smart working, in netta crescita, nel 2021 risultano presenti:
- nell’81% delle grandi imprese (contro il 65% del 2019),
- nel 53% delle PMI (erano il 30%),
- e nel 67% delle PA (rispetto 23% del 2019).
L’Osservatorio stiamo inoltre che i lavoratori agili assesteranno intorno al 4,38 milioni nel post pandemia.
Niente archivio digitale vuol dire niente smart working
È interessante sottolineare che tra gli ostacoli all’adozione dello smart working segnalati dalle aziende vi è la percezione che non sia applicabile alla propria realtà (43%), la mancanza di consapevolezza dei vantaggi ottenibili (27%) e la presenza di attività poco digitalizzate, vincolata alla tecnologia inadeguata, ma anche all’utilizzo di documenti cartacei (21%).
Tutto questo naturalmente in epoca pre-emergenza Covid-19, in quanto lo smart working, è stato utilizzato come prima misura di contenimento per contrastare la crescita dei contagi. Le aziende hanno dunque dovuto adeguarsi per offrire nuove modalità di lavoro per rispettare le normative, ma, dove non vi erano i prerequisiti necessari, si sono presentate non poche difficoltà.
Archivio digitale per i nuovi processi aziendali
La premessa è che la carta in alcuni casi (a seconda delle normative vigenti nei diversi settori in cui le aziende operano) dovrà continuare a essere utilizzata. D’altra parte, è sicuramente ormai risaputo che una corretta ed efficiente gestione documentale (più efficace in termini di dispendio di risorse economiche e di tempo, più sicura, sostenibile ecc.) debba passare per le nuove tecnologie digitali, elemento facilitatore dei processi stessi.
La sfida si gioca quindi su due fronti.
Integrare archivio cartaceo e digitale
Da un lato si deve puntare all’integrazione tra archivio digitale e cartaceo (laddove il cartaceo per legge è ancora necessario), grazie al supporto di aziende specializzate in quest’ambito. Tali partner devono essere in grado di gestire l’intero processo documentale: dematerializzando tutti i documenti aziendali, conservando presso i propri magazzini gli originali che vanno tenuti per legge, smaltendo ciò che non serve più, offrendo specifici servizi, dalla consulenza archivistica in poi, a seconda delle esigenze.
Documenti e archivio nativamente digitali
Dall’altro lato, è fondamentale ripensare i processi aziendali e impostarli in modo che utilizzino documenti nativi digitali (che si stanno rivelando particolarmente utili in questo periodo) e non contemplino, per esempio, l’esigenza della firma tradizionale. Oggi le tecnologie consentono di rendere legalmente valido qualsiasi documento con apposte le diverse tipologie di firme elettroniche (a seconda delle esigenze), fino a promuovere l’utilizzo degli smart contract, cioè di contratti intelligenti capaci di applicarsi in automatico in piena sicurezza.
È il momento dunque di non sottostimare l’impatto di un’effettiva digitalizzazione dei processi, ma di considerarla come driver indispensabile non solo per la continuità operativa, ma anche per la realizzazione di nuove modalità di erogazione dei servizi e di interazione con i propri clienti.
Come creare un archivio digitale
Nell’ottica di creare un archivio digitale, ci sono alcuni punti fermi da considerare. Prima di tuttogli input, ovvero i canali attraverso cui l’archivio sarà popolato. Questo aspetto può variare notevolmente a seconda delle caratteristiche del settore e delle dimensioni della singola azienda: sono indispensabili quindi una progettazione a monte che ne tenga conto e la previsione di strumenti tecnologici che permettano un certo grado di pre-elaborazione automatica dei file e di tutti i tipi di input possibili (mail, PEC, immagini e altro).
Altro punto fondamentale riguarda la gestione dell’archivio digitale, che deve essere organizzato in modo strutturato e funzionale alla modalità di utilizzo: ogni documento deve avere una precisa collocazione ed essere facilmente rintracciabile all’occorrenza; il sistema archivio deve inoltre essere perfettamente integrato nei workflow dell’azienda, con un elevato livello di interrelazione con i sistemi informativi aziendali.
Creare un archivio digitale significa poi occuparsi dei requisiti normativi e di sicurezza. Per esempio, la conservazione a norma, che risulta obbligatoria per determinate categorie di documenti, rappresenta un elemento sempre più focale, come delineato dalle recenti linee guida AgID. Inoltre, è indispensabile che l’archivio digitale venga strutturato secondo precise indicazioni che preservino la privacy e la sicurezza delle informazioni.
Archivio digitale online
L’archivio moderno non solo è digitalizzato (o meglio, come abbiamo visto, nativamente digitale): è anche online. Conservare il complesso dei documenti aziendali in rete permette una maggiore usabilità, una migliore condivisione delle informazioni, nonché una sicurezza ottimizzata.
- Usabilità, perché i file e i documenti dell’archivio online, grazie alle nuove tecnologie di indicizzazione e classificazione, possono essere catalogati e richiamati in pochissimi secondi per effettuare ricerche mirate;
- Condivisione, perché tutti gli utenti autorizzati possono accedere ai file di loro competenza e i team possono modificarli anche in mobilità e con timing differenti;
- Sicurezza, perché salvare i documenti in cloud li protegge grazie a server protetti, tecnologie avanzate, corretti cicli di backup, dalla perdita accidentale o dal data leakage.
Perché un partner specializzato per l'archivio digitale
La gestione di un archivio digitale può essere affidata, totalmente o in parte, a un partner specializzato, che deve avere la capacità di qualificarsi come abilitatore di una digital transformation.
In tal senso, nella gestione di un archivio digitale funzionale al supporto di nuove modalità di lavoro smart, devono essere garantite:
- ampia disponibilità di accesso alle informazioni in totale sicurezza: proprio per essere utile anche quando si fa smart working è fondamentale che si possano recuperare i documenti dall’archivio digitale. Questa opportunità è possibile grazie all’uso del cloud, attraverso canali di comunicazione cifrati per garantire massima riservatezza e integrità delle informazioni.
- Prerogative di accesso individuali per garantire massima protezione delle informazioni attraverso account opportunamente profilati.
- Sicurezza nella conservazione dei dati, mettendo in campo investimenti e asset tecnologici dedicati (data center proprietari, piani di disaster recovery, policy di data protection ecc.) per assicurare ai massimi livelli integrità e disponibilità delle informazioni.
Archivio digitale, il team giusto
In aggiunta, l’azienda partner può offrire competenze specifiche mediante un team a supporto dell’operatività, opportunamente formato sulle necessità del cliente e del suo settore d’appartenenza: un team costituito da professionisti altamente qualificati per lo sviluppo e l’offerta di applicativi e portali, volti a semplificare la condivisione di informazioni, a garantire sia l’accesso ai documenti aziendali sia una consultazione semplificata.
Si tratta dunque di individuare un partner che consenta di sfruttare appieno le opportunità della digitalizzazione e che assicuri elevati livelli di prestazioni, grazie all’utilizzo di soluzioni in cloud robuste e affidabili fornite da data center all’avanguardia, senza tralasciare il fattore umano con le competenze e il valore aggiunto che portano con sé.
