I processi sono una componente fondamentale e necessaria per qualsiasi azienda: riuscire ad analizzarli, gestirli e ottimizzarli è un passaggio indispensabile per le organizzazioni, in un’ottica di miglioramento continuo e, sempre più, per completare la transizione al digitale.
Spesso, l’operatività e la produttività sono compromesse da una mole di attività ridondanti, da una non ottimale assegnazione dei compiti tra i diversi attori coinvolti, da problemi di comunicazione, di condivisione e monitoraggio delle attività a più livelli.
Il workflow management, ovvero l’organizzazione e il coordinamento dei processi aziendali, è una disciplina di gestione indispensabile, che non può prescindere da una rimodellazione e ridefinizione dei processi stessi: qualsiasi cambiamento deve partire da un’analisi e mappatura dei flussi esistenti e da un’accurata progettazione dei nuovi.
Il workflow management è allo stesso tempo inscindibile da una serie di strumenti software che rendono questi processi più efficienti, trasparenti, sicuri. La digital innovation sta oggi trasformando le aziende di ogni settore e dimensione, con l’obiettivo di rendere tutti i processi sempre più digitali e, dove possibile, automatizzati.
I software di workflow management sono, quindi, programmi il cui scopo è quello di gestire e distribuire le attività e le singole operazioni, assegnando ogni task ad uno o più soggetti coinvolti. I processi, però, devono essere adeguatamente analizzati e classificati, nel quale vanno individuate le varie fasi di interazione e relazione tra le parti.
Parallelamente, questi strumenti forniscono ad ogni attore dati e informazioni puntuali e corrette per eseguire le operazioni richieste, minimizzando errori e ridondanze. Infine, i software di workflow management consentono di integrare soluzioni specifiche come, per esempio, quelle per la firma digitale per la gestione di flussi approvativi.
È intuitivo come tutto questo si rifletta in un maggior livello di efficienza, trasparenza e controllo.
Workflow management ed efficienza dei processi
Come detto, utilizzando software di workflow management, i processi diventano più semplici e rapidi, con l’ottenimento di una notevole riduzione degli errori e della necessità di rielaborazioni di pratiche o procedure, grazie al fatto che il flusso di lavoro viene completamente riorganizzato e in parte automatizzato. I software sono preziosi nelle più diverse attività svolte in azienda: dalla gestione dei pagamenti alla fatturazione, fino alla gestione HR.
Si pensi, per esempio, alla gestione dei contratti: utilizzando un programma si può definire in anticipo i ruoli che intervengono nella validazione dei documenti, indicando quali azioni vanno svolte e in che ordine, inviando automaticamente i moduli al cliente per la firma e archiviando tutta la documentazione una volta concluso l’iter. Inoltre, in prossimità della data di scadenza, il sistema può attivare alert che avviano un nuovo processo per il rinnovo in modo automatico.
C’è inoltre la possibilità di estrarre dati da documenti destrutturati o di procedere al controllo di pratiche che necessitano di documentazione di diverso genere: si tratta di task che un programma può elaborare con precisione e rapidità notevolmente maggiori.
Ma non solo: implementare software di gestione del workflow dà la possibilità di tracciare i processi aziendali e di analizzarli nel loro svolgimento, identificando eventuali inefficienze, rallentamenti e colli di bottiglia e intervenendo per rimuoverli. Le possibilità di miglioramento sono molteplici e personalizzabili a seconda dell’azienda in cui la piattaforma viene adottata:alcuni software, per esempio, danno la possibilità di generare alert se le tempistiche prestabilite per lo svolgimento del processo non vengono rispettate, cosa che aiuta a garantire il rispetto dei livelli di servizio richiesti.
Il risultato è la semplificazione e velocizzazione dei processi interni, l’identificazione e rimozione di eventuali rallentamenti, e quindi un incremento dell’efficienza e della produttività, come anche un miglioramento della soddisfazione dei dipendenti e dei clienti. Le performance (sia di gruppo che individuali) possono essere tracciate e monitorate in modo più chiaro e tempestivo. Inoltre, la migliore organizzazione e l’automazione di molti passaggi permettono di liberare tempo prezioso che può essere occupato in attività strategiche e a più alto valore aggiunto.
Per fare qualche esempio pratico, se pensiamo alla gestione finanziaria o assicurativa, l’implementazione di soluzioni di workflow permettono alle Autority come IVASS o Banca d’Italia di effettuare i tutti i check per verificare la gestione delle pratiche, sia della compagnia che degli intermediari, evitando così spiacevoli sanzioni.
Per aziende come Utility, invece, la gestione del workflow permette di avere sempre sotto controllo la situazione di ogni singolo cliente e risulta utile anche per efficientare help desk e customer care.
Non da ultimo, invece, il workflow management risulta estremamente importante per la gestione delle attività interne. Se pensiamo ai flussi approvativi per la gestione dei budget, dei fornitori e delle note spese, è chiaro come l’implementazione di un software di questo tipo possa facilitare la collaborazione tra i vari reparti e i processi di firma digitale. Senza dimenticare la gestione dei contratti con fornitori e clienti: è estremamente importante che la soluzione riesca ad integrare soluzioni di firma a distanza con flussi di fatturazione elettronica e SDI.
Non solo: anche in ambito HR è estremamente utile avere a disposizione soluzioni di workflow management che possano accompagnare tutti i documenti dipendente all’interno dell’azienda.
Workflow management, compliance e sicurezza
Le ricadute positive di una gestione dei flussi di lavoro così concepita sono evidenti anche in termini di sicurezza. Utilizzare software di workflow management, e quindi operare in modo digitalizzato, migliora la gestione di documenti, dati e informazioni, assicurando l’accessibilità degli stessi solo agli autorizzati.
Gli strumenti utilizzati devono ovviamente essere in grado di garantire i massimi livelli di riservatezza, integrità e disponibilità del dato. A questo scopo la sicurezza deve essere assicurata sia a livello applicativo che a livello sistemistico. In fase di strutturazione dei modelli, sono diverse le questioni da porsi: a chi devono essere disponibili i dati? Solo al personale interno all’organizzazione o anche a partner e fornitori? Può a tal fine essere implementato un controllo accessi dedicato, con sistemi di autenticazione avanzati come l’autenticazione a più fattori.
Il valore di una riorganizzazione dei workflow e dell’utilizzo di software di workflow management è considerevole anche in tema di sicurezza di sistema e di compliance alle normative, specialmente in quei settori (come il banking e l’insurance) in cui le normative sono particolarmente stringenti. I tool utilizzati si rivelano preziosi per la corretta gestione e validazione di ogni passaggio, documento e per l’utilizzo dei dati in piena conformità con ciò che le leggi e i regolamenti prevedono, riducendo così i casi di rilavorazione delle pratiche, “blindando” i processi ed evitando interpretazioni di attività non autorizzate.
