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Gestione documentale HR, come organizzare e gestire la digitalizzazione

7 maggio 2021

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La gestione documentale HR (Human Resources)per le aziende nelle quali lavorano numerosi dipendenti e collaboratori, può essere fonte di molteplici task time-consuming 

Microdata Groupgrazie alle competenze acquisite nella gestione del business, sviluppate nella sua pluriennale esperienza, viene incontro alle esigenze di queste organizzazioni mettendo in campo le tecnologie più evolute insieme a risorse dedicate, sul fronte del Digital Document Management, del Workflow Management, dell’archiviazione e della conservazione digitale a norma di legge.  

Vediamole in dettaglio. 

 

La gestione documentale HR attraverso il DDM e BPM di Microdata Group 

Le attività che rientrano nell’ambito del Digital Document Management (DDM) e Business Process Management (BPM) sono quelle a cui Microdata Group, fin dalla sua fondazione nel 1990, ha posto particolare cura, seguendo un’evoluzione tecnologica che oggi la vede tra i più importanti player italiani in questo segmento.  

Qui si posiziona anche la gestione documentale HR, che comprende fasi di lavorazione complesse e continue. Fino pochi mesi fa, l’ter della gestione documentale HR doveva rientrare all’interno di un processo di dematerializzazione dal principale canale utilizzato, ovvero quello cartaceo. Oggi, l’aumento dell’operatività a distanza, dovuta al diffondersi dello smart working, ha dato una forte spinta all’organizzazione dell’intero processo attraverso canali nativi digitali, dallassunzione fino alla documentazione per certificare assenze, aspettative, malattie, richieste di finanziamento e così viaMicrodata Group, tra le varie tecnologie impiegate, utilizza il metodo FFDC (Free Form Data Capture) che permette l’estrazione dei dati da un’immagine, riconoscendone il contenuto grazie ad algoritmi di machine learning capaci di auto-apprendere progressivamente informazioni che si aggiungono a quelle precaricate nelle librerie del sistema. 

 

Ottimizzare la gestione documentale HR con il Workflow Management 

Nella gestione documentale HR il Workflow Management ricopre un ruolo fondamentale e consente di ottimizzare i flussi di lavorazione di ogni fascicolo, misurando e analizzando le tempistiche in maniera tale che questo generi cost saving ed efficientamento 

Al centro di tutti questi processi non c’è soltanto l’esigenza di una loro digitalizzazione, in linea con i modelli contemporanei di condivisione documentale, ma anche meccanismi di automazione e velocizzazione. Si pensi ad esempio a quelli che intervengono nei processi autorizzativi delle note spese o agli alert personalizzabili che si attivano quando vengono raggiunte determinate soglie concordate con l’azienda committente. La definizione di KPI (Key Performance Indicator) e di SLA (Service Level Agreement) serve proprio allo scopo di garantire una qualità del servizio che risponda alle aspettative delle organizzazioni. Il Workflow Management non genera, però, solamente un’ottimizzazione di tempi e costi, ma permette soprattutto una gestione completa di tutto il flusso documentale, grazie all’input multichannelagli account che rispondono alla segregazione dei ruoli secondo i principi di least privilege e nead to know, alla fruizione multi-device e al costante monitoring. Non a caso il sistema di Workflow Management di Microdata Group è in grado di generare report ad hoc per avere sotto controllo costantemente tutte le voci rilevanti per la gestione documentale HR. 

 

L’archiviazione, anche fisica, offerta da Microdata Group per i dossier risorse umane 

I documenti dematerializzati che afferiscono alla gestione documentale HR sono facilmente consultabili attraverso una piattaforma in private cloud dove vengono organizzati secondo criteri di catalogazione rigorosa e resi accessibili, anche in mobilità, tramite dispositivi differenti.  

Ciò non toglie che nel percorso di digitalizzazione dei dossier che si riferiscono alle risorse umane possa risultare essenziale anche l’archiviazione cartaceaMicrodata Group offre in tal senso anche servizi di archiviazione fisica di qualsiasi documento in totale sicurezza e nel pieno rispetto della normativa in materia. I magazzini, tutti di proprietà e certificati, sono accessibili esclusivamente a personale altamente specializzato. Dispongono di sistemi di prevenzione incendi, spegnimento incendi a schiuma ad alta espansione, sistemi anti intrusione e anti allagamento, nonché dei più alti standard di sicurezza. 

 

La conservazione digitale per una gestione documentale HR senza alcun rischio 

Sul versante della conservazione digitaleinfine, Microdata Group può contare sui data center di proprietà presenti su suolo italiano, collegati tra di loro mediante dorsali in fibra ottica e dotati dei più elevati requisiti di riservatezza, integrità e sicurezza oggi richiesti dal mercato. Tra questi, lgaranzia di business continuity e disaster recovery.  

In più, l’accreditamento AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), ottenuto nel 2015 riguardante la conservazione digitale a norma, fa sì che la gestione documentale HR avvenga secondo normeprocedure e sistemi di sicurezza certificati nel rispetto degli standard previsti.  

 

I quattro pilastri con cui Microdata Group si occupa della gestione documentale HR rappresentano il frutto di una costante ricerca di soluzioni innovative, sempre in linea con le esigenze del mercato. Una ricerca che da sempre si abbina alla formazione del proprio capitale umano, affinché le organizzazioni siano adeguatamente affiancate lungo tutto il percorso di partnership.  Solo così è possibile gestire al meglio i flussi che hanno a che fare con il loro capitale più prezioso, il capitale umano. 

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