Firma contratto a distanza, i vantaggi nell’era dello smart working

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Quali sono i vantaggi della firma di un contratto a distanza? In quest’epoca di smart working diffuso e di relazioni a distanza, in cui molti rappresentanti e buona parte del personale commerciale ha ridotto drasticamente la presenza in sede e le visite ai clienti, le soluzioni di firma digitale rappresentano un valido aiuto all’operatività quotidiana.

Se valutassimo l’argomento solamente da un punto di vista B2B, firmare contratti in modalità digitale assicura vantaggi tangibili a molte attività di backoffice e imprime un’accelerazione a tutti i processi operativi coinvolti come, per esempio, nell’evasione dell’ordine o nell’erogazione del servizio sottoscritto.

Senza contare il fatto che nell’attuale scenario del mondo del lavoro anche le assunzioni dei nuovi collaboratori possono essere gestite in modo completamente digitale. Ad avvantaggiarsi di questa possibilità sono soprattutto gli operatori dei team HR e legal, che possono finalmente sistematizzare, accelerare e tenere sotto controllo tutto l’iter di generazione del contratto, invio per firma, sottoscrizione e conservazione a norma.

 

Perché si diffonde la firma contratto a distanza in ambito B2B

Lo smart working, che ha caratterizzato la vita lavorativa di molti operatori in questo ultimo biennio, richiede una gestione completamente digitalizzata di tutte le fasi di lavoro. Una sfida non da poco è quella che si presenta alle aziende che devono gestire, tramite il personale che opera da remoto, contratti, documenti amministrativi, ordini e accordi commerciali. In questi casi, infatti, occorre firmare e far firmare i diversi documenti che compongono il contratto.

Oggi, la firma digitale di un contratto può sostituirsi alla classica stipula “in presenza” garantendo piena validità legale al documento sottoscritto. I contratti informatici sono infatti equiparati agli omologhi redatti in forma scritta dall’articolo 20 del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) che sancisce come il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 (…)”. La norma si integra con quanto previsto dal regolamento UE 910/2014 (il cosiddetto eIDAS) che individua tre modalità per siglare online contratti aventi validità legale:

  • Firma Elettronica Qualificata (FEQ): ovvero quella generata da un dispositivo apposito di cifratura (token, smart card o altri) basato su un certificato qualificato, che permette di accertare l’identità del firmatario e associare in maniera univoca la sua identità alla sua firma. Le FEQ sono gestite da un prestatore di servizi fiduciari qualificato.
  • Firma Elettronica Avanzata: si tratta di una firma digitale che non necessita di un certificato qualificato ma che permette comunque l’identificazione del firmatario, la connessione univoca alla sua firma e l’identificabilità di ogni successiva modifica del documento firmato. Ne sono esempi la firma grafometrica (apposta su un dispositivo digitale, tipicamente un tablet, attraverso una penna elettronica che rileva i dati biometrici del tratto, come la velocità di scrittura o la pressione impressa) o quella basata sull’uso di password usa e getta (one time password) generate nel momento in cui viene apposta la firma.
  • Eventuali altri strumenti definiti dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Il 26 marzo 2020, all’inizio del lockdown, AgID ha pubblicato le Linee Guida di attuazione dell’articolo 71 del CAD relativamente alla sottoscrizione elettronica dei documenti e dei contratti da parte dei privati cittadini attraverso il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID).

Per fare qualche esempio, la sottoscrizione di contratti, la firma di polizze o di prestiti al consumo, ritrovano un’applicabilità anche in queste modalità che non prevedono la presenza fisica della persona allo sportello.

 

Come si realizza la firma contratto a distanza?

Per poter far siglare un contratto a distanza è necessario dotarsi di applicazioni specifiche (e certificate) di firma digitale, firma elettronica avanzata oppure firma elettronica qualificata. Il soggetto firmatario deve poter essere riconosciuto e associato alla propria firma depositata in modo univoco; il contratto firmato deve essere immodificabile, a garanzia dell’integrità del documento nel tempo.

 

Firma contratto a distanza, i benefici per la customer experience

Firmare un contratto digitalmente significa produrre un documento elettronico attraverso l’uso di strumenti informatici. Il principale ambito che può beneficiare di questa modalità più agile e snella di siglare un documento è certamente l’area commerciale, grazie ad una migliore customer journey offerta al cliente e, di conseguenza, una positiva experience. Ma i vantaggi sono numerosi:

  • Semplicità: il personale che opera in smart working potrà sottoscrivere contratti legalmente validi, inviarli e riceverli controfirmati senza doversi dotare di altri sistemi di acquisizione dei documenti cartacei.
  • Rapidità: è possibile siglare contratti in qualsiasi momento e in pochi passaggi, svincolandosi dagli orari d’ufficio e dalla presenza fisica del firmatario.
  • Mobilità: è possibile sottoscrivere un documento in qualsiasi luogo, da smartphone, notebook o tablet, anche se si è in vacanza o si opera in smart working.
  • Sicurezza: grazie ai servizi di firma contratto a distanza è possibile garantire la massima tutela rispetto a tentativi di manomissione, gestire e conservare i documenti in modo totalmente digitale in conformità al GDPR.
  • Validità legale: i contratti sottoscritti a distanza con una firma elettronica qualificata o avanzata hanno efficacia probatoria e sono opponibili a terzi nel caso di contenziosi.

 

Firma contratto a distanza, i benefici per le HR

Sin dal primo lockdown e anche in tempi più recenti, molte aziende hanno optato per colloqui e procedure di selezione online dei candidati, per proteggere la loro salute e quella dei recruiter. Ovvio, quindi, che anche la stipula del contratto e l’onboarding delle nuove risorse sia destinata a virare sempre più di frequente verso la dimensione digitale.
Ad avvantaggiarsi di queste nuove modalità di sottoscrizione del contratto di lavoro è anche il neoassunto, che può facilmente accedere da remoto ai documenti e alle informazioni salienti che riguardano il suo nuovo rapporto di collaborazione, a garanzia della miglior employee experience. Il dipartimento delle risorse umane, invece, potrà giovare degli automatismi nella gestione dei contratti di assunzione che solo le piattaforme digitali e i sistemi di firma contratto a distanza sono in grado di assicurare.
Il team HR potrà generare facilmente un contratto digitale, inviarlo all’esterno in sicurezza insieme a tutta la documentazione necessaria per perfezionare il rapporto, acquisire da remoto i dati del candidato e le sue firme digitali, archiviare e conservare a norma tutti i documenti senza stampare nulla e, soprattutto, con la garanzia della massima visibilità su tutti i processi.Ciò è possibile attraverso piattaforme di gestione e workflow, in grado di racchiudere in un unico strumento tutto il processi, i dati e le informazioni di ogni singolo dipendente.

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