La questione della digital compliance è una delle priorità sui tavoli di istituti bancari e assicurativi: i responsabili aziendali, infatti, devono trovare in fretta soluzioni efficaci per garantire la conformità normativa a fronte di un ormai necessario percorso di trasformazione digitale.
I dati parlano chiaro: la maggior parte dei clienti di istituti bancari e assicurativi si aspetta di fruire di servizi finanziari online, via web o app, evoluti, immediati e personalizzati. Abilitare questi canali di contatto significa aumentare le opportunità di business ma, al contempo, doversi adeguare a un numero crescente di regole sempre più stringenti.
La trasformazione digitale, infatti, porta con sé questioni cruciali relative al trattamento dei dati, alla privacy e alla corretta conservazione dei documenti elettronici. Anche Banca d’Italia e IVASS richiedono particolare attenzione a determinati processi, specialmente quelli nel quale viene richiesto al cliente finale di fornire dati o documenti necessari per evadere la pratica. Il punto è incorporare i requisiti di digital compliance all’interno di ogni processo, in modo tale da rendere ogni attività affidabile, sicura e conforme
Scopriamo quali sono, nel dettaglio, le sfide da affrontare e in che modo affidarsi ad aziende di outsourcing può essere vantaggioso.
Nuovo scenario operativo, nuove criticità: le 4 sfide della digital compliance
Aumentare l’efficienza nei processi e migliorare l’esperienza del cliente sono i principali obiettivi di tutte le organizzazioni che intendono primeggiare nell’era dei servizi digitali. Ma non basta: entrambi non possono prescindere dal rispetto rigoroso della digital compliance. E lo scenario all’interno del quale questo requisito deve essere soddisfatto è particolarmente complesso.
Ecco le 4 sfide principali che banche e assicurazioni devono affrontare:
- L’ambiente di lavoro digitale:
persone, processi, applicazioni e dati che escono dal tradizionale perimetro aziendale espongono l’azienda a rischi maggiori sul fronte della sicurezza informatica. Servono strategie e strumenti di protezione al passo i tempi.
- Servizi flessibili vs controlli rigidi:
occorre far coesistere la necessità di effettuare controlli di sicurezza rigidi e ineccepibili con la capacità di soddisfare agilmente e rapidamente le esigenze dei clienti.
- Semplificare la complessità:
in passato, l’ufficio legale esamina attività e processi aziendali a posteriori per rilevare eventuali non conformità, analizzando caso per caso. Questo modus operandi è cambiato a fronte della complessità normativa (e operativa) che caratterizza il tema della digital compliance. Occorre lavorare in ottica preventiva e predittiva.
- Garantire business continuity e brand reputation:
dalla sicurezza dell’enorme mole di dati gestiti da banche e assicurazioni dipendono sia la business continuity che la privacy dei clienti, ovvero la reputazione stessa degli istituti. Il mercato – e il legislatore – impongono di non abbassare mai la guardia: è vitale rimanere sempre allineati con gli aggiornamenti normativi, scongiurando qualsiasi eventualità di vulnerabilità. In quest’ottica, come vedremo tra poco, giocano un ruolo fondamentale il livello di formazione e specializzazione delle persone a cui vengono affidati questi processi di monitoraggio e aggiornamento continui.
Perché (e come) BPA e outsourcing semplificano la digital compliance
Un panorama normativo in continua evoluzione, processi legacy ormai disfunzionali, il pericolo crescente di violazioni che potrebbero causare rischi economici e operativi irreparabili: monitorare, gestire e assicurare la digital compliance non è un lavoro da poco. Si tratta, infatti, di un’attività complessa che richiede di schierare in campo un solido connubio di forze tecnologiche e “umane”, in linea con l’approccio human + machine.
Di certo, banche e istituzioni devono puntare il più possibile sull’automazione e sulla conformità integrata nella tecnologia ma non possono fermarsi qui. Per una strategia davvero matura, occorre prestare attenzione a non aderire ciecamente a un paradigma esclusivamente tecnologico e puntare anche sulla supervisione e sul supporto della componente umana, elemento di valore aggiunto insostituibile e irriproducibile. Sono le persone, infatti, con il proprio bagaglio di competenze, attitudini ed esperienze a porre il sigillo sulla reale efficacia di qualsivoglia processo abilitato dalla tecnologia.
Sulla base di queste considerazioni, il binomio vincente per assicurarsi la digital compliance è quello formato da cloud e outsourcing. In particolare, puntare sulla Business Process Automation e affidarla a un partner autorevole e certificato significa garantire una solida strategia di protezione dei dati mentre si ottimizzano i processi e si attinge a un bacino di competenze umane e professionali vasto, pertinente e certificato.
Eppure, esistono ancora alcune reticenze a procedere in questa direzione: il timore che affidando il patrimonio informativo e procedurale a un partner esterno e trasferire i dati nel cloud non vi sia garanzia di una piena governance e una reale sicurezza. Prendendo in considerazione i giusti criteri, però, è possibile trovare un fornitore in grado di assicurare digital compliance, produttività, risparmio, sicurezza e l’imprescindibile human touch.
Digital compliance e outsourcing: i requisiti da considerare nella scelta del partner
Esternalizzare le attività necessarie a garantire la digital compliance, affidandosi a un partner qualificato, consente di sfruttare infrastrutture evolute e tecnologie di ultima generazione, avere la certezza di livelli di servizio preconcordati, poter contare su modelli operativi già consolidati e su una gamma di competenze verticali certificate. Tutti elementi strategici che risulterebbe particolarmente complicato e dispendioso dispiegare internamente.
Come individuare, quindi, un partner all’altezza della situazione, in grado di fornire concretamente questi vantaggi? Senz’altro, è bene valutarne reputazione e casi di successo. Ancor più necessario, appurare la presenza di garanzie e certificazioni in merito alla solidità dell'infrastruttura, dei data center e del cloud che devono essere protetti da rigorose misure di sicurezza fisiche e informatiche. Inoltre, occorre verificare che, all’interno del contratto, sia prevista una reportistica precisa e puntuale in materia di digital compliance, sia dal punto di vista qualitativo che quantitativo, fondamentale per tracciare le performance, avere visibilità sui processi e rilevare che tutto sia in linea con quanto stabilito dalle autorità regolatrici come Banca d’Italia e Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni.
